La función notarial consiste en que la persona con título de Notario da forma legal de instrumento público a los actos, negocios y hechos jurídicamente relevantes que los interesados le manifiestan para que los fije, autorice y advere con fuerza de fe pública (art. 1.2 LN)
- La forma en sentido jurídico es el conjunto de requisitos externos que deben reunir los actos para existir o valer en Derecho.
- La principal forma jurídica consiste en escribir documentos de autoría y fecha indudables (auténticos ), como son los públicos (otorgados por un funcionario) y especialmente los notariales (autorizados por funcionario que tiene el título de Notario).
- Pero los documentos notariales son, además, instrumentos, porque la persona con título de Notario los instrumenta, es decir, los conforma legalmente, ajustando a la legalidad (cfr. Ley 14/2000, art. 43.2.A-c y B-b) la voluntad de quienes los otorgan y dando fé pública de la misma (art. 145.2 RN).
- Por eso, la función notarial garantiza, con presunción de legalidad , la existencia, identidad, capacidad, representación y libertad de las partes, así como la veracidad y legalidad de lo que otorgan (art. 143.3 RN).
- El Notariado, junto con otros operadores jurídicos (como Jueces, Registradores o Cónsules), forma parte del sistema positivo de tutela del Derecho privado (LJV, Exp. M.).
- En ese ámbito, la función notarial es una actividad oficial o ministerio (art.117 RN) de servicio público (art. 121 RN) estatal (art.149.1.8 CE) y esencial (Inst.15-03-20).
- Pero lo que especifica a la función notarial es tener por objeto la conformación legal de intrumentos públicos (arts. 17 LN y 144 RN), la protocolización y conservación de los mismos, así como la regular expedición de copias a los interesados (art. 31 LN).
- Dicha conformación legal no pueden conferirla las partes, porque es una modalidad de judicación (juicio de auctoritas iuris, o saber jurídico) , inherente al, simultáneo e inseparable, carácter profesional jurídico y funcionarial público que tiene la persona con título de Notario (art. 1 LN).
- Ahora bien, esa actividad de conformación legal no es privada, ni administrativa y jerarquizada, sino jurisdiccional desde su origen pretorio (cfr. art. 1.1 RUE 2201/2003), por lo que el instrumento notarial tiene valor ejecutivo en el ámbito procesal (art. 517 LEC y 17.1 LN).
- Así pues, la función notarial no es sólo de judicación, pues también implica jurisdicción, porque es obligatoria (art. 3.3 RN) y se desarrolla in iure ante el Notariado, el cual goza de autonomía orgánica y funcional para desempeñarla (art. 3.4 RN).
- Pero la jurisdicción notarial no es judicial y contenciosa, sino extrajudicial (arts. 1.1 LN) y voluntaria (art.3.1 RN); porque es rogada (arts. 2 LN y 3.1 RN) y preventiva o cautelar, pues trata de precaver y evitar pleitos (art. 3.2 RN); e incluso es transaccional y paliativa, pues facilita la tramitación, terminación y ejecución pacífica de los pleitos entablados (art. 1809 Cc).
- Al ser de jurisdicción voluntaria, la función notarial confiere al instrumento público fuerza de cosa juzgada en su propio ámbito preventivo; es decir, presunción de legalidad en el tráfico cartáceo (art. 143.3 RN), la cual es revisable en vía judicial; ya que, como toda apariencia jurídica (art. 1 i.f LH), está sujeta a la tutela judicial efectiva (arts. 24 CE y 143.4 RN).
- Para cumplir su función (de dar la forma legal de instrumento público a lo querido por las partes), la persona con título de Notario desarrolla un proceso (sucesión de actuaciones) legalmente regulado (procedimiento) y plurifásico, pues opera en fases.
- Las fases procedimentales de la función notarial son más apreciables en las escrituras públicas (que documentan actos o negocios jurídicos, ex art. 144 RN), ya que se simplifican en los demás documentos notariales.
- Las fases procedimentales de la función notarial (denominadas con sustantivos relacionados con la forma documental que constituye su objeto) son las de información, conformación, formulación y formalización;
- La primera fase del procedimiento notarial es de información, pues los interesados acuden voluntariamente (rogación ex art. 3.1 RN) a la persona con título de Notario (sumisión, ex art. 145.2 RN) y le exponen (en su caso, con aportación de datos y antecedentes), cuál es su voluntad (art. 145.1 RN).
- En esta fase, destaca lo fáctico , es decir (según el antiguo criterio da mihi factum, dame el hecho), el hecho, acto o negocio que las partes pretenden instrumentar (ex art. 144 RN).
- La función notarial puede concluir en esta fase si la persona con título de Notario (según el antiguo criterio absit mihi, pase esto de mí) excusa o deniega su ministerio por una causa legal (arts. 24.2 LN y 3.3 RN), como puede suceder si aprecia, en las partes o en lo que pretenden, una falta de capacidad, competencia o representación u otras infracciones legales, de forma o de fondo, que no puedan solventarse haciendo en el documento una advertencia de legalidad (art. 194 RN).
- La segunda fase del procedimiento notarial es de conformación, pues la persona con título de Notario conforma, es decir, ajusta a la legalidad la voluntad de los interesados (art. 145.1 RN).
- Al inicio de esta fase, la persona con título de Notario informa a los interesados sobre cómo instrumentar, legalmente y de la manera más sencilla y económica, lo que pretenden (art. 147.1 RN).
- Después, la persona con título de Notario ayuda a transformar la voluntad de los interesados en consentimiento informado (arts. 17 bis 2-a LN y 145.1 RN).
- En esta segunda fase, predomina lo jurídico, es decir, la actividad de auctoritas iuris (de saber jurídico y, en rigor, de judicación voluntaria) que la persona con título de Notario realiza para (según el antiguo criterio dabo tibi ius, te daré el Derecho) ajustar a la legalidad la voluntad de las partes (arts 145.1 y 147.1 RN).
- La tercera fase del procedimiento notarial es de formulación, pues consiste en que la persona con título de Notario confecciona un instrumento público que, en papel oficial timbrado (aunque sea inmediatamente digitalizado) y con todas las formalidades legales, recoja lo que ha apreciado y, en especial, el consentimiento informado de los interesados (arts. 148 ss RN).
- En esta tercera fase, predomina lo documental y el propio estilo (arte y técnica) de la persona con título de Notario para aplicar dichas formalidades en cada caso concreto.
- En su faceta documental, esta fase es regulada por las normas generales de la Preceptiva literaria (ciencia relativa a la correcta confección de documentos escritos en el idioma de que se trate) y por las especiales de la reglamentación vigente sobre la escrituración notarial.
- En su faceta de estilo notarial, esta fase es regulada por las normas generales de la Estética (ciencia relativa a la creación de obras bellas) y por las especiales de la armoniosa creación jurídica (elegantia iuris) referida a textos escritos.
- La cuarta fase del procedimiento notarial es de formalización y se desarrolla a través de los actos sucesivos de lectura, advertencia, otorgamiento y autorización.
- La lectura es el acto de comprobación por el que las partes, para sí (o, por ellas, a su ruego y en alta voz, la persona con título de Notario), leen el documento para apreciar y salvar posibles inexactitudes (arts. 25 LN y 193 RN).
- La advertencia es el acto de prevención por el que cual la persona con titulo de Notario señala a las partes las reservas o avisos legales que procedan en cada caso (art. 194 RN).
- El otorgamiento es el acto de potestas privada (voluntas agendi ) por el que los interesados, como únicos disponentes (actores), afirman su consentimiento a lo documentado y lo ratifican con su firma del instrumento.
- La autorización es un acto de auctoritas jurídica oficial (interpositio auctoritatis) por el que la persona con título de Notario, como único autorizante (auctor ) del documento, asume (por su saber como jurista titulado al efecto) la autenticidad y legalidad del mismo y de su contenido.
- En esta cuarta fase, predomina lo formal (en el sentido de la ciencia diplomática), es decir, las actuaciones dirigidas a plasmar documentalmente (en formato papel y digital) lo pretendido por las partes.
- La quinta fase del procedimiento notarial se desarrolla mediante un primer acto funcionarial de potestas pública llamado de fedación.
- La fedación o dación de fe es el acto de solemnidad material por el que la persona con título de Notario (como garante oficial de la seguridad jurídica del tráfico documental) ratifica su autorización y todo el contenido del instrumento, confiriéndole así fe pública (fehaciencia oficial), con la fórmula sacramental doy fe.
- En esta quita fase, predomina lo prestacional (en sentido jurídico-administrativo) pues la persona con título de Notario presta la función notarial (nunca «se presta» a ella), dando fe pública a lo escriturado, que así queda elevado al rango legal de instrumento público.
- La sexta fase del procedimiento notarial se desarrolla mediante un segundo acto funcionarial de potestas pública, llamado de adveración.
- La adveración o signación es el acto de solemnidad formal por el que la persona con el título de Notario explicita que ha prestado la función notarial in testimonium veritatis (en testimonio de la verdad).
- En concreto, la persona con título de Notario testimonia la verdad del contenido del instrumento público autorizado y fedatado, signándolo, esto es, autenticándolo con su signo oficial, bajo el que estampa también su firma y rúbrica , el sello de su Notaría y, en su caso, el sello de seguridad y los timbres de legalización internacional (arts. 19 LN y 195 y 241 RN).
- En esta fase, predomina lo sígnico (en el sentido de la ciencia Semiótica), es decir, las señales que históricamente expresan el compromiso juratorio de la función notarial (nihil prius fide) con la verdad (fides) de lo escriturado.
- La séptima fase del procedimiento notarial es la protocolización y consiste en conservar la matriz (es decir, el original) del instrumento público autorizado, integrándola, para su archivo y custodia indefinidos, en el protocolo que forma cada persona con título de Notario (art. 5 LN).
- Protocolo aludía (en griego) a un apunte colocado (colos) al comienzo (protos) de cada documento y que era lo único que se conservaba, pues el original se entregada a las partes.
- Pero, en la actualidad, el sustantivo protocolo (forma correcta de actuar), aplicado a la función notarial, se refiere a la forma seriada de ordenación de las matrices que son reglamentariamente encuadernadas formando libros numerados.
- El protocolo es, pues, la colección legalmente ordenada, por años, de todos los instrumentos públicos originales autorizados por cada persona con título de Notario (art. 17.1 LN).
- Los protocolos son secretos (art. 274 RN), pertenecen al Estado y son permanentes, pues cada persona con título de Notario sólo tiene su custodia temporal (arts. 17 y 36 LN), ya que, cada año, los protocolos más antiguos pasan al Archivo de protocolos y, finalmente, al Archivo histórico (art. 37 LN).
- El sistema de protocolos es fundamental para que las matrices no se pierdan (como sucedía en otras épocas y puede suceder en sistemas notariales no protocolizados) y puedan ser reproducidas.
- En la matriz protocolizada, se anotan también los, posteriores y eventuales, instrumentos que tengan por objeto su renovación, rectificación, ratificación, modificación o revocación (art. 1219 Cc).
- En esta fase, predomina lo archivístico (en el sentido de la ciencia archivística tradicional), es decir, las actuaciones dirigidas a registrar, ordenar, encuadernar y custodiar lo documentado en soporte papel.
- La octava fase del procedimiento notarial es la informatización y consiste en conservar la matriz también en soporte electrónico e integrarla en el Protocolo digital.
- El protocolo tradicional se materializa en formato papel y se encuaderna en libros seriados por anualidades; pero, desde 09-11-2023 (en aplicación de la Ley 11/2019 que ha modificado el art. 17 LN para trasponer la Dva UE 1251/2019, de herramientas digitales), las matrices (y cuantas actuaciones posteriores las afecten) son también digitalizadas por la Notario autorizante, que las encripta (con claves que sólo ella conoce) y las deposita telemáticamente en el Consejo General del Notariado (CGN), formando así el protocolo digital ,cuyas características se exponen en el apartado Servicios de Notaria digital de esta web.
- En esta fase, predomina lo informático, es decir, las actuaciones (reguladas por la ciencia Informática) dirigidas a plasmar, digitalizar, registrar, ordenar y custodiar electrónicamente lo documentado, en la forma establecida por la legislación vigente.
- La novena fase del procedimiento notarial es la indexación y consiste en que, a efectos internos (estadísticos y de información oficial), los datos más relevantes de cada matriz protocolizada (en soporte papel y electrónico) son registrados, mediante Firma electrónica reconocida notarial (FEREN), en índices informatizados (art. 196 RN).
- El Consejo General del Notariado (CGN) recibe electrónicamente los Índices y mantiene, a estos efectos, un Órgano de Control Tributario (OCT), sendas Bases de Datos (de titularidad Real y de Personas con responsabilidad pública ) y un Centro de información estadística del Notariado (CIEN).
- Los distintos Índices quedan refundidos en el Indice Unico Informatizado Notarial (IUIN), gestionado por el Órgano centralizado de prevención (OCP) del Consejo General del Notariado (CGN).
- En esta fase, predomina lo informativo, pues los Índices notariales tienen por objeto cumplir la obligación legal que incumbe al Notariado de colaboración (estadística e informativa) con distintas instituciones oficiales.
- La décima y última fase de la función notarial es la reproducción de las matrices mediante la adecuada expedición de copias, en soporte papel o electrónico.
- La protocolización permite, a los legitimados para ello, obtener, en todo momento, copias de lo protocolizado.
- Los documentos originales (matrices), en soporte papel y electrónico, permanecen siempre protocolizados bajo custodia notarial, pues sólo circulan en el tráfico jurídico sus copias , expedidas, a instancia de parte legítima, por la persona con título de Notario que ostente la custodia del original correspondiente.
- La expedición de copias no es una función notarial secundaria, pues no sólo exige una cuidadosa calificación del interés legítimo de los solicitantes, y un riguroso control de la fidelidad con los originales (cuya conservación, búsqueda y actualización presupone), sino que expresa una faceta esencial del servicio público notarial, cual es proporcionar la prueba fehaciente de los actos y negocios públicamente documentados.
- En esta fase, predomina lo probático (en el sentido de la ciencia Probatica), es decir, las actuaciones dirigidas a recuperar y reproducir fielmente los instrumentos públicos protocolizados
- Otra modalidad de la función notarial es la intervención en actos y negocios mercantiles, por la que la persona con título de Notario confiere la forma legal de instrumento público y fehaciente (denominado póliza ) a los documentos que los contienen y le presentan los interesados (art. 144.3 RN).
- Las pólizas se registran y archivan en un Libro-registro especial en formato papel (art. 197 RN) y, desde 09-11-2023, también en formato digital (art. 17.2 LN) y, en ambos formatos, pueden expedirse los traslados (copias).
- A instancia de los interesados, la persona con título de Notario puede también asumir prestaciones de gestión para completar el ciclo del documento notarial ante los órganos que controlan la regularidad tributaria, catastral y registral de la documentación y de lo documentado.
- La persona con titulo de Notario, en su condición de funcionario público, debe velar por la regularidad, no sólo formal, sino material de los actos o negocios jurídicos que autorice o intervenga, por lo que está sujeta a un deber especial de colaboración con las autoridades judiciales y administrativas (art. 24.2 LN).
- En concreto, la normativa vigente obliga al Notariado a dar, a los organismos públicos correspondientes y en la forma legalmente establecida, la información precisa a efectos estadísticos, catastrales, registrales y tributarios, así como de seguridad social, seguridad pública, lucha contra el fraude y prevención del blanqueo de capitales.
- El lema notarial nihil prius fide (nada antes que la fe o la fe ante todo) alude al compromiso institucional del Notariado con la fe pública, la verdad y la legalidad.
- Este lema está tomado del pentámetro de Propercio (Elegías 4.80) inque meis libris ni(hi)l prius esse fide (en mis libros no hay nada antes que la fe o que no sea la fe), con el que este poeta latino pone a los dioses por testigos de que dice la verdad.
- La fe (fides) y verdad (veritas) a la que aluden los poetas elegíacos romanos (también Tíbulo o Cátulo) es la fidelidad al pacto de amor (foedus amoris) entre los amantes; pero el Notariado las ha referido en su lema a la fides jurídica (definida por Cicerón, en De Officis 1.8, como dictorum conventorumque constantia et veritas); es decir, a la fidelidad a la palabra dada y pactada en su presencia.
- La fidelidad a la palabra dada es un valor de Derecho natural y de gentes, aplicable a todo tipo de convenciones, como recoge la emblemática frase que orla el grabado «La alegoría de la fe», del manierista italiano Agostino Caracci (1600): Sacra fides passim nulliviolanda, probatur haec varias firmo devincit foedere gentes (la fidelidad a la palabra dada es sagrada y en todas partes respetada, como lo prueba que vincula en sólida alianza a naciones dispares).
- El lema notarial expresa que la fidelidad de los otorgantes a la palabra dada ante la persona con título de Notario queda reforzada por la garantía de veracidad que supone la autorización por ésta, en un instrumento público, de lo manifestado en su presencia.
- El signo notarial es un autografismo, identificador y permanente, que cada persona con título de Notario ha de elegir antes de comenzar a ejercer su función y ha de colocar, junto a su firma y rúbrica y al sello de su Notaría, en el final de cada documento público que autorice, para así conferirle el rango notarial de instrumento público.
- El signo de la persona con título de Notario acompaña a su firma, pero es distinto de ésta, tanto sea la firma entera (expresiva del nombre y apellidos), como la media firma (expresiva de la inicial del nombre y de un apellido).
- El signo también es distinto de la rúbrica (trazo o conjunto de trazos que se añaden a la firma o media firma) de la persona con título de Notario que autoriza el documento.
- Las firmas o medias firmas y las rúbricas de los otorgantes no van acompañadas de signo o sello alguno.
- El signo, como señal gráfica distintiva de la función notarial de la que ha sido investido quien lo emplea, surgió en la post-antiguedad para diferenciar los documentos públicos en sellados y signados.
- Sellados eran los documentos judiciales y gubernativos librados por los Secretarios de juzgados, tribunales o cancillerías (imperiales, papales, regias o inferiores, como señoriales, episcopales o concejiles) en los que se estampaba el correspondiente sello oficial o sigillum (pues eran meramente privados los documentos otorgados sólo por particulares, aunque éstos estampasen en ellos su sello personal).
- Signados eran los documentos extrajudiciales otorgados por particulares ante un Notario público que los autorizaba con su signum (pues eran meramente privados los documentos otorgados sólo por particulares, aunque intervinieran testigos cualificados).
- En la Europa medieval, los primeros signos notariales se reducían a una cruz (señal del compromiso jurado del fedatario con la verdad) que dividía las palabras rituales de fedación: in signo + veritatis (en testimonio + de verdad).
- Pronto se añadieron (ubicados en los ángulos del signo de la cruz), dos o más puntos (puestos por cada uno de los otorgantes a modo de firma), los cuales eran unidos entre sí con líneas (para expresar la sacralidad del compromiso contractual).
- La composición gráfica del signo se completó al incluir las iniciales SSS o SCS (abreviaturas de las voces solemnes de adveración, scripsi y subcripsi, redacté, autoricé).
- Al adornar el conjunto con caprichosas volutas y circunvoluciones, o sustituirlo por otras señales personalizadas, resultaban complicados diseños que forman parte de la historia diplomática y artística del documento notarial europeo.
- En la actualidad, los signos notariales son más sencillos, pero siempre consisten en un grafismo exclusivo de la persona con título de Notario que autorice el documento.
- El signo notariales conserva su esencialidad jurídica, pues desempeña importantes funciones documentales.
- El signo expresa la función notarial (valor sígnico).
- El signo identifican la firma (o media firma) y la rúbrica de la persona con título de Notario que autoriza el instrumento (valor identificativo).
- El signo distingue la firma (o media firma) y la rúbrica de la persona con título de Notario que autoriza el documento, de las firmas (o medias firmas) y de las rúbricas de los otorgantes, que carecen de signo alguno que las acompañe (valor distintivo).
- El signo expresa la autorización notarial del documento, al que confiere el rango de instrumento público (valor instrumental ).
- El signo facilita la comprobación de la veracidad del documento frente a falsificaciones (valor verificador ).
- El signo identifica la matriz original protocolizada en soporte papel, que prevalece, en caso de discrepancia, sobre la digitalizada, así como sobre todo tipo de copias (valor prelativo).