En qué consiste la función notarial

Emblema del Notariado

La función notarial consiste en que la persona con título de Notario da forma legal de instrumento público a los actos, negocios y hechos jurídicamente relevantes que los interesados le manifiestan para que los fije, autorice y advere con fuerza de fe pública (art. 1.2 LN).

  • La forma en sentido jurídico es el conjunto de requisitos externos que deben reunir los actos para existir o valer en Derecho.
  • La principal forma jurídica consiste en escribir documentos de autoría y fecha indudables (auténticos ).
  • Los principales documentos son los públicos (otorgados por un funcionario).
  • Entre los documentos públicos, destacan los notariales (autorizados por funcionario jurista que tiene el título de Notario).
  • Los documentos notariales son, además, instrumentos, porque la persona con título de Notario los instrumenta.
  • Instrumentar significa conformar legalmente, ajustando a la legalidad (cfr. Ley 14/2000, art. 43.2.A-c y B-b) la voluntad de quienes los otorgan, dando fe pública de la misma (art. 145.2 RN).
  • Notarizar es un término sinónimo a instrumentar pero menos preciso porque también alude a la acción de quien otorga, dice o presenta algo ante la persona con título de Notario para que ésta lo autorice, acepte o archive.

El objeto de la función notarial (arts, 17 y 31 LN y 144 RN) es, pues, realizar y garantizar:

  • La conformación legal de instrumentos públicos (que es la actuación primordial del Notariado).
  • La protocolización y conservación de tales instrumentos (que son actividades dirigidas a preservar dicha conformación).
  • La regular expedición de sus copias a los interesados (que es una prestación ulterior para probar la conformación conservada).

Dicha conformación legal es una función de auctoritas, es decir, de saber socialmente reconocido ya que implica el reconocimiento social de un saber jurídico (auctoritas iuris) y específicamente notarial (auctoritas notarialis).

  • Inicialmente, el reconocimiento social del saber jurídico fue oficioso, pues resultaba del mero prestigio del sabedor en su entorno social (como sucedía con los primeros juristas, jueces y escribas).
  • Pero pronto ese reconocimiento se hizo oficial, pues se atribuyó al poder público que (en representación de la sociedad) lo declaró, confiriendo al sabedor un título oficial (licentia iuris) que habilitaba:
    • A los juristas, para responder a consultas jurídicas (ius respondendi).
    • A los jueces, para juzgar litigios (ius iudicandi).
    • A los notarios, para confeccionar con arreglo a Derecho instrumentos públicos (ius conficiendi ).
  • En el modelo notarial latino, ese reconocimiento oficial se plasma en el título de Notario, que es:
    • Académico, pues requiere la previa acreditación universitaria del conocimiento jurídico del interesado.
    • Selectivo, pues requiere superar un riguroso proceso competitivo y público entre juristas para la selección de candidatos.
    • Profesional, pues habilita a los seleccionados para el ejercicio de su profesión jurídica.
    • Funcionarial, pues confiere caracter de servidor público y, en el caso del Notariado, además la fe pública.
  • Sistema es toda unidad de intelección dotada de sentido merced a la coherencia que manifiesta, internamente, entre sus estructuras componentes y, externamente, en sus relaciones con los demás sistemas que componen esa inmensa alteridad que denominamos “el mundo”.
  • Los sistemas humanos suelen estar jurídicamente regulados mediante un estatuto, es decir, un conjunto coherente de normas que integran la estructura jurídica de los mismos.
  • La expresión Sistema notarial se emplea para aludir al Notariado, su organización, funciones y estatuto jurídico, porque consiste en un conjunto, orgánico y funcional, que es coherente tanto en su funcionamiento interno como en sus relaciones con otros sistemas más amplios en los que se encuadra.
  • El Sistema notarial se enmarca en el más amplio del Ramo de Justicia, que integra los de otros operadores jurídicos (como Jueces, Fiscales, Abogados públicos y privados, Procuradores, Forenses, Letrados y personal de la Oficina judicial, Registradores y, en cuanto a sus funciones notariales, también los Cónsules).
  • A su vez, dentro del Ramo de Justicia, el Sistema notarial se enmarca en el Sistema positivo de tutela del Derecho privado (LJV, Exp. M.), que agrupa también a los Registradores y a otros operadores jurídicos (como Jueces o Cónsules), pero sólo en la medida en que desempeñen funciones de tuición del ordenamiento jurídico-privado.
  • Función es toda actividad o conjunto típico de actividades que las estructuras de un sistema, o los elementos que las componen, han de realizar para lograr la finalidad pretendida por el sistema al que pertenecen, en el marco de los demás con los que se relaciona.
  • La expresión función notarial se emplea para aludir al conjunto de actividades típicas que desarrolla el Notariado para conformar legalmente instrumentos públicos y cumplir las demás finalidades institucionales que la legislación le asigna en el marco sistémico en el que se integra.
  • La función notarial se presenta, pues, como una actividad, oficial y organizada, que constituye:
    • Legalmente, un ministerio (art.117 RN), de servicio público (art. 121 RN) estatal (art.149.1.8 CE) y esencial (Inst.15-03-20)
    • Técnicamente, una modalidad de judicación y jurisdicción; pero no contenciosa, sino preventiva y voluntaria.
  • La judicación (de ius y dicare) es la función jurídica (de auctoritas iuris), consistente en juzgar, es decir, ofrecer (dicare), a quien lo demanda, un juicio (iudicium) sobre si algo (quid ) se conforma, es decir, si se ajusta o no a Derecho (ius).
    • En el caso de los Jueces: i) ese quid son las pretensiones procesales de los litigantes (nolentes); y ii) ese juicio se manifiesta como una opinión (sententia) con la que el juez, tras analizarlas, decide el pleito.
    • En el caso de los Registradores: i) ese quid es la rogación instrumental de los interesados; y ii) ese juicio se manifiesta en la calificación registral.
    • En el caso de los Notarios ( y Cónsules): i) ese quid es la voluntad negocial de las partes (volentes); y ii) ese juicio se plasma en la autorización fehaciente de un documento público (instrumentum) dirigido a conformarla legalmente para precaver eventuales pleitos.
  • La función notarial es, por tanto, una modalidad de judicación, pues la persona con título de Notario:
    • Ostenta oficialmente (por su título) la auctoritas (iuris y notarialis) precisa para autorizar instrumentos públicos (art. 1 LN).
    • Analiza jurídicamente lo querido por las partes y emite al respecto un juicio de legalidad.
    • Adecúa, según dicho juicio, a la legalidad, lo querido por las partes y conforma así el instrumento notarial.
    • Autoriza el instrumento notarial conformado y advierte a las partes los defectos de legalidad que aprecie.
    • Expresa dicha judicación notarial en la autorización de cada instrumento público que conforma legalmente.
  • La jurisdicción (de ius y dicere) es la función de potestas (poder) por la que el poder público impone obligatoriamente (dicere) algo (quid ) que ha declarado como Derecho vigente (ius).
    • La potestas (poder) puede ser privada; pero la jurisdicción es siempre una función de potestas pública (propia del poder público)
    • La jurisdicción es, pues, una función inherente a las tres clásicas manifestaciones del poder público (legislativo, ejecutivo y judicial).
    • Por eso, ejercen su jurisdicción los Parlamentos cuando aprueban una ley imperativa, los Gobiernos cuando la imponen en vía ejecutiva y los Jueces cuando la aplican en vía judicial.
    • La jurisdicción más conocida y prototípica es la del Poder Judicial.
  • La función notarial es de judicación (auctoritas); pero también implica jurisdicción (potestas), porque la función de conformación legal que caracteriza al Notariado:
    • Es pública y de prestación obligatoria, no privada y facultativa (cfr. arts. 2 LN, 3.3 y 145.2 RN).
    • Es jurisdiccional pues la dación de fe instrumental constituye un vere dictum iuris, es decir, un pronunciamiento oficial sobre la legalidad del documento notarialmente autorizado; por ello:
      • El art. 1.1 RUE 2201/2003 la reputa jurisdicción.
      • Los arts.. 3.4 y 116-126 RN la regulan, en el Tit. III, Cap. I, que trata de la jurisdicción notarial.
    • Es pretoria en su origen y se desarrolla in iure ante el Notariado, lo cual significa:
      • Que no se ejerce apud iudicem, es decir, judicialmente y ante la Judicatura, con la que es incompatible (art. 16 LN).
      • Que se ejerce sub iudice, esto es, bajo tutela judicial, que la legislación vigente concreta en diversas potestades judiciales relativas al Notariado, como son:
        • La de intervención (actualmente, formal) en los procedimientos de investidura y sustitución notarial (arts. 6, 15 y 19 LN).
        • La de visita (supervisión) de las Notarías (art. 40 LN), a las que pueden dirigir mandamientos (art. 149.5 y 167 LEC).
        • La de examen de protocolos para finalidades judiciales (art. 32 LN).
        • La de demarcación inicial por coincidencia de los Distritos notariales con los Partidos judiciales (arts. 3, 4, 7 y 8 LN).
        • La de habilitación a las Notarías para nombramientos de peritos (art. 50 LN).
        • La de valoración judicial, pues sólo a los jueces compete valorar el alcance de los efectos jurídicos que se derivan de las declaraciones y presunciones que derivan del documento notarial y del protocolo que lo alberga (cfr.art. 319 LEC).
    • Es autónoma, pues el Notariado la desempeña en régimen de autonomía orgánica y funcional (cfr. arts. 1-3 RN).
    • Es ejecutiva, pues el instrumento notarial tiene valor probatorio y ejecutivo en el ámbito procesal (arts. 319.1 y 517 LEC; y 17.1 LN).
  • La jurisdicción notarial, sin embargo, no es administrativa y jerarquizada: y tampoco es judicial y contenciosa (art. 16 LN); porque es una jurisdicción voluntaria (art.3.1 RN), es decir:
    • Extrajudicial (arts. 1.1 LN) y rogada (arts. 2 LN y 3.1 RN), pues es elegida libremente (sumisión procesal) por los interesados.
    • Preventiva o cautelar, pues trata de precaver y evitar pleitos (art. 3.2 RN).
    • Transaccional y paliativa, pues facilita la tramitación, terminación y ejecución pacífica de los pleitos entablados (art. 1809 Cc).
  • Al ser de jurisdicción voluntaria, la función notarial produce el efecto de amparar al documento con presunción de legalidad, la cual:
    • Garantiza, con fuerza de presunción iuris tantum (es decir, mientras judicialmente no se pruebe lo contrario), la existencia, identidad, capacidad, representación y libertad de las partes, así como la veracidad y legalidad de lo que otorgan (art. 143.3 RN).
    • Confiere al instrumento público fuerza de cosa juzgada en su propio ámbito preventivo, es decir, presuntivamente y en el tráfico cartáceo (art. 143.3 RN).
    • Opera en dicho tráfico con la fuerza de toda apariencia jurídica (art. 1 i.f LH), por lo que está sujeta a la tutela judicial efectiva y es revisable en vía judicial (arts. 24 CE y 143.4 RN).
  • Las fases. Para cumplir su función (de dar la forma legal de instrumento público a lo querido por las partes), la persona con título de Notario desarrolla un proceso (sucesión de actuaciones) legalmente regulado (procedimiento) y plurifásico, pues opera en fases.
  • Las fases actuales derivan del antiguo procedimiento tabeliónico (expuestas en el apartado Evolución histórica).
  • Las fases procedimentales de la función notarial son más apreciables en las escrituras públicas (que documentan actos o negocios jurídicos, ex art. 144 RN).
  • Las fases se simplifican en los demás documentos notariales.
  • Las fases suelen ser denominadas con sustantivos relacionados con:
    • La forma documental que constituye su objeto (como las de información, conformación, formulación, formalización e informatización).
    • La actividad notarial que materializan (como las de fedación, adveración, protocolización y reproducción o expedición de copias).
  • La primera fase del procedimiento notarial es de información, facilitada por los interesados
    • En esta fase, los interesados acuden voluntariamente (rogación ex art. 3.1 RN) a la persona con título de Notario (sumisión, ex art. 145.2 RN) y le exponen (en su caso, con aportación de datos y antecedentes), cuál es su voluntad (art. 145.1 RN).
    • La función notarial puede concluir en esta fase, si la persona con título de Notario (según el antiguo criterio absit hoc mihi, pase esto de mí) excusa o deniega su ministerio por una causa legal (arts. 24.2 LN y 3.3 RN).
      • La causa legal puede advenir si aprecia, en las partes o en lo que pretenden, una falta de capacidad, competencia o representación u otras infracciones legales, de forma o de fondo, que no puedan solventarse haciendo en el documento una advertencia de legalidad (art. 194 RN).
  • En esta fase (según el antiguo criterio da mihi factum, dame el hecho), destaca lo fáctico, es decir, el hecho, acto o negocio que las partes pretenden instrumentar (ex art. 144 RN).
  • La segunda fase del procedimiento notarial es de conformación, pues la persona con título de Notario conforma, es decir, ajusta a la legalidad la voluntad de los interesados (art. 145.1 RN).
    • Al inicio de esta fase, la persona con título de Notario informa a los interesados sobre cómo instrumentar, legalmente y de la manera más sencilla y económica, lo que pretenden (art. 147.1 RN).
    • Después, la persona con título de Notario ayuda a transformar la voluntad de los interesados en consentimiento informado (arts. 17 bis 2-a LN y 145.1 RN).
  • En esta segunda fase, predomina lo jurídico (en el sentido de la ciencia del Derecho), es decir, la actividad de auctoritas iuris (de saber jurídico y, en rigor, de judicación voluntaria) que la persona con título de Notario realiza para (según el antiguo criterio dabo tibi ius, te daré el Derecho) ajustar a la legalidad la voluntad de las partes (arts. 145.1 y 147.1 RN).
  • La tercera fase del procedimiento notarial es de formulación, pues consiste en que la persona con título de Notario confecciona un instrumento público que, en papel oficial timbrado (aunque sea inmediatamente digitalizado) y con todas las formalidades legales, recoja lo que ha apreciado y, en especial, el consentimiento informado de los interesados (arts. 148 ss RN).
    • En su faceta documental, esta fase es regulada por las normas generales de la Preceptiva literaria (Ciencia relativa a la correcta confección de documentos escritos en el idioma de que se trate) y por las especiales de la reglamentación vigente sobre la escrituración notarial.
    • En su faceta de estilo notarial, esta fase es regulada por las normas generales de la Estética (Ciencia relativa a la creación de obras bellas) y por las especiales de la armoniosa creación jurídica (elegantia iuris) referida a textos escritos.
  • En esta tercera fase, predomina lo documental (en el sentido de la Ciencia Documetalística) y el propio estilo (arte y técnica) de la persona con título de Notario para aplicar las formalidades legales en cada caso concreto.
  • La cuarta fase del procedimiento notarial es de formalización y se desarrolla a través de los actos sucesivos de lectura, advertencia, otorgamiento y autorización.
    • La lectura es el acto de comprobación por el que las partes, para sí (o, por ellas, a su ruego y en alta voz, la persona con título de Notario), leen el documento para apreciar y salvar posibles inexactitudes (arts. 25 LN y 193 RN).
    • La advertencia es el acto de prevención por el que cual la persona con titulo de Notario señala a las partes las reservas o avisos legales que procedan en cada caso (art. 194 RN).
    • El otorgamiento es el acto de potestas privada (voluntas agendi ) por el que los interesados, como únicos disponentes (actores), afirman su consentimiento a lo documentado y lo ratifican con su firma del instrumento.
    • La autorización es un acto de auctoritas jurídica oficial (interpositio auctoritatis) por el que la persona con título de Notario, como único autorizante (auctor ) del documento, asume (por su saber como jurista titulado al efecto) la autenticidad y legalidad del mismo y de su contenido.
  • En esta cuarta fase, predomina lo formal (en el sentido de la Ciencia Diplomática), es decir, las actuaciones dirigidas a plasmar documentalmente (en formato papel y digital) lo pretendido por las partes, en la forma establecida por la legislación vigente.
  • La quinta fase del procedimiento notarial se desarrolla mediante un primer acto funcionarial de potestas pública llamado de fedación.
    • La fedación o dación de fe es el acto de solemnidad material por el que la persona con título de Notario (como garante oficial de la seguridad jurídica del tráfico documental) ratifica su autorización y todo el contenido del instrumento, confiriéndole así fe pública (fehaciencia oficial), con la fórmula sacramental doy fe.
    • La importancia de esta fase radica en que la fedación perfecciona, directa o indirectamente, el negocio documentado, pues:
      • Según la doctrina de la renovatio contractus, dicha perfección es indirecta pues el acuerdo extranotarial previo (art. 1261 Cc) es objeto de una novación (ex art. 1203 Cc) plasmada en documento privado al firmar las partes el otorgamiento, el cual es elevado seguidamente a público con la firma notarial.
      • Según la doctrina de la lex contractus, dicha perfección es directa (ex art. 1091 Cc) pues: i) en los negocios formales, así lo determina la (voluntad de la) ley, que exige documentarlos en escritura pública (principio constitutivo forma dat esse rei), como sucede con las hipotecas (art. 145 LH) o las donaciones de inmuebles (art. 633 Cc); y ii) en los negocios no formales, así lo determina la (voluntad de las partes expresada como) sumisión a la (jurisdicción notarial de) fedación (art. 2 LN), la cual implica que los otorgantes optan por perfeccionar el negocio no verbalmente (verbis), sino por escrito (litteris) y, en concreto, en un documento notarial, desplazando (es decir, dejando así sin eficacia constitutiva) a su acuerdo extranotarial previo.
  • En esta quinta fase, predomina lo prestacional (en sentido jurídico-administrativo), pues la persona con título de Notario (como jurista heredero de los prestigiosos augures) «presta» la función notarial (nunca «se presta» a ella, como los denostados harúspices), dando fe pública a lo escriturado, que así queda elevado al rango legal de instrumento público.
  • La sexta fase del procedimiento notarial se desarrolla mediante un segundo acto funcionarial de potestas pública, llamado de adveración.
    • La adveración o signación es el acto de solemnidad formal por el que la persona con el título de Notario explicita que ha prestado la función notarial in testimonium veritatis (en testimonio de la verdad).
    • En concreto, la persona con título de Notario testimonia la verdad del contenido del instrumento público (extendido en papel sellado, autorizado y fedatado), signándolo, esto es, autenticándolo con su signo oficial, bajo el que estampa también su firma y rúbrica , el sello de su Notaría y, en su caso, el sello de seguridad y los timbres de legalización internacional (arts. 19 LN y 195 y 241 RN).
  • En esta fase, predomina lo sígnico (en el sentido de la Ciencia Semiótica), es decir, las señales que históricamente expresan el compromiso juratorio de la función notarial (nihil prius fide) con la verdad (fides) de lo escriturado.
  • La séptima fase del procedimiento notarial es la protocolización y consiste en conservar la matriz (es decir, el original) del instrumento público autorizado, integrándola, para su archivo y custodia indefinidos, en el protocolo que forma cada persona con título de Notario (art. 5 LN).
    • Sobre el concepto, características, funcionamiento y efectos del Protocolo, véase el apartado Protocolo notarial.
  • En esta fase, predomina lo archivístico (en el sentido de la Ciencia Archivística tradicional), es decir, las actuaciones dirigidas a registrar, ordenar, encuadernar y custodiar lo documentado en soporte papel, de la manera establecida por la legislación vigente.
  • La octava fase del procedimiento notarial es la informatización y consiste en conservar la matriz también en soporte electrónico e integrarla en el Protocolo digital para reforzar la función notarial de seguridad jurídica preventiva.
    • Sobre el la base legal, funcionamiento, procedimiento, naturaleza y efectos del Protocolo digital, véase el apartado Protocolo electrónico.
    • Baste ahora señalar que la formación del protocolo electrónico requiere tres pasos:
      • La digitalización de las matrices;
      • La encriptación de lo digitalizado, con claves secretas
      • La remisión telemática de lo encriptado al repositorio electrónico del Consejo General del Notariado (CGN), donde queda depositado bajo la custodia de la Notario autorizante.
  • En esta fase, predomina lo informático, es decir, las actuaciones (reguladas por la Ciencia Informática) dirigidas a plasmar, digitalizar, registrar, ordenar y custodiar electrónicamente lo documentado, en la forma establecida por la legislación vigente.
  • La novena fase del procedimiento notarial es la indexación y consiste en registrar, a efectos internos (estadísticos y de información oficial), los datos más relevantes de cada matriz protocolizada (en soporte papel y electrónico).
    • Los datos son registrados, mediante firma electrónica reconocida notarial (FEREN), en índices informatizados (art. 196 RN).
    • El Consejo General del Notariado (CGN) recibe electrónicamente los Índices y mantiene, a estos efectos:
      • El Órgano de Control Tributario (OCT).
      • La Base de Datos de titularidad real (BTR).
      • La Base de Datos de Personas con responsabilidad pública (BPR).
      • El Centro de Información Estadística del Notariado (CIEN).
    • Los distintos Índices quedan refundidos en el Indice único informatizado notarial (IUIN), gestionado por el Órgano centralizado de prevención (OCP) del CGN
  • En esta fase, predomina lo informativo, pues los Índices notariales tienen por objeto cumplir la obligación legal que incumbe al Notariado de colaboración (estadística e informativa) con distintas instituciones oficiales.
  • La décima fase de la función notarial es la reproducción de las matrices mediante la adecuada expedición de copias, en soporte papel o electrónico.
    • Fundamento. La expedición de copias es parte fundamental del sistema notarial, pues:
      • Los documentos originales (matrices), en soporte papel y electrónico, permanecen siempre protocolizados bajo custodia notarial.
      • Sólo circulan en el tráfico jurídico sus copias, como la primera, que se entrega a los interesados tras el otorgamiento.
      • La protocolización permite, a los legitimados para ello, obtener, en todo momento, segundas o ulteriores copias de lo protocolizado.
      • Las copias sólo son expedidas: i) a instancia de parte legítima; y ii) por la persona con título de Notario que ostente la custodia del original correspondiente.
    • Relevancia. La expedición de copias no es una función notarial secundaria o intrascendente, pues:
      • Exige una cuidadosa calificación del interés legítimo de los solicitantes.
      • Presupone la conservación, búsqueda y actualización de las matrices o documentos originales.
      • Requiere una rigurosa comprobación de la fidelidad con los originales.
      • Expresa una faceta esencial del servicio público notarial, cual es proporcionar la prueba fehaciente de los actos y negocios públicamente documentados.
  • En esta fase, predomina lo probático (en el sentido de la Ciencia Probática), es decir, las actuaciones dirigidas a recuperar y reproducir fielmente los instrumentos públicos protocolizados, en la forma establecida por la legislación vigente.
  • La undécima fase de la función notarial es la minutación, cuyo objeto es confeccionar, expedir y presentar a cobro una factura, denominada minuta, por los honorarios y derechos devengados por los servicios notariales prestados.
    • Denominación.
      • Las denominaciones minuta y honorarios derivan del primitivo carácter sacral de las profesiones jurídicas.
        • Estos servicios se reputaban honrosos, impagables y sólo susceptibles de constar en una nota detallada (minuta) que movía a ofrecer una oblación dineraria a título honorífico (honorarium).
        • Estas denominaciones han pervivido para aludir ahora a las facturas emitidas para cobrar servicios y gastos profesionales.
    • Características.
      • Necesaria. En el modelo notarial latino, la minuta es una factura profesional necesaria, porque el coste de la función notarial:
        • No es asumido por el Estado mediante una nómina con cargo al Presupuesto público.
        • Es asumido por los interesados, al entenderse (con un razonamiento parecido al de las tasas) que es una función que les beneficia especialmente y son ellos quienes deben financiarla.
      • Igual. Dicha minuta es igual, en el sentido de que, en dicho modelo (STJUE, Gran Sala, de 24-05-2011; S.Tb.Def.Comp. de 21-07-2004 y Res. DRGN de 28-12-2006), todos los Notarios:
        • Ejercen la función notarial en régimen de competencia y libre elección.
        • Cobran lo mismo por idéntico servicio.
        • Difieren sólo por la calidad de sus prestaciones, no por la cuantía de sus honorarios
      • Arancelaria. La minuta notarial es arancelaria, pues los honorarios notariales están tarifados en un Arancel:
        • Concepto.
          • El Arancel, por su forma jurídica, es una disposición oficial (sucesora de la romana taxatio) en la que el Gobierno central fija el coste oficial de cada uno de los servicios notariales, que tarifa y numera (cfr. art 45 LN).
          • El Arancel, por su naturaleza económica, es una exacción parafiscal del Estado, oficialmente establecida para la financiación extra-presupuestaria del servicio público notarial.
        • Clases.
          • General. El Arancel notarial (Dto. 1426/1989) es general (para todo tipo de documentos) y de mínimos (pues, ex art. 35 RDL 6/2000, no admite descuentos superiores al 10%, ni precios libres, salvo en instrumentos de cuantía superior a 6.010.121, 05 euros).
          • Especial. Para las pólizas mercantiles (debido al origen y carácter mercantil que les es propio), hay un Arancel especial (Dto, 15-12-1950), que es de máximos y admite descuentos (art. 2.3 RDL 6/1999).
          • Detallada. La minuta es detallada, pues distingue:
            • Los honorarios notariales (identificados con los números o epígrafes del Arancel aplicados al caso);
            • Los gastos causados a la Notaría por prestar el servicio (como salidas, transportes, etc); y
            • Los suplidos, es decir, los pagos hechos por la Notaría (con o sin previa provisión de fondos) para para satisfacer (por orden y cuenta del cliente) los costes tributarios, catastrales, registrales o de otras gestiones encaminadas a concluir el ciclo administrativo del documento notarial.
          • Legal. La minuta es legal, en el sentido de que:
            • Se expide en formato oficial.
            • Se ajusta a la normativa vigente sobre facturación.
            • Incluye el IVA, en los conceptos de honorarios y gastos, no de suplidos.
            • Es revisable (incluso colegialmente), para garantizar su regularidad.
            • Hace prueba. a todos los efectos (especialmente, los financieros y tributarios) del coste del servicio notarial prestado.
          • Funcionamiento.
            • La fase de minutación se estructura en diversas subfases con las que concluye el procedimiento notarial.
              • La primera, es la emisión de la minuta al cliente para su pago
              • La segunda, es la anotación, es decir, la constancia de la minuta en la matriz y copias, mediante la nota indicativa de los números o epígrafes del Arancel aplicados (n.gral. 9ª AN).
              • La tercera, es la contabilización oficial de la expedición y pago de la minuta.
            • La factura notarial debe ser conservada por los interesados para poder justificar el importe de los gastos notariales.
  • En esta fase, predomina lo económico, es decir, las actuaciones requeridas (por la Ciencia de la Economía) para cubrir, justificar y contabilizar el coste de la prestación de la función notarial efectuada.
  • Otra modalidad de la función notarial es la intervención en actos y negocios mercantiles, por la que la persona con título de Notario confiere la forma legal de instrumento público, fehaciente y ejecutivo (denominado póliza ) a los documentos que los contienen y le presentan los interesados (art. 144.3 RN).
  • Para más información sobre las pólizas y su intervención, puede consultarse, en esta misma web, el apartado Documentos > Pólizas.
  • A instancia de los interesados, la persona con título de Notario puede también asumir prestaciones de gestión para completar el ciclo del documento notarial ante los órganos que controlan la regularidad tributaria, catastral y registral de la documentación y de lo documentado.
  • Para más información sobre esta modalidad funcional, puede consultarse, en esta misma web, el apartado Servicios > De gestoría documental.
  • Sobre la función de asesoramiento que incumbe al Notariado, puede consultarse, en esta web, el apartado Servicios > De asesoría jurídica.
  • Sobre la función del Notariado para la mediación, conciliación, arbitraje y acuerdos extrajudiciales entre las partes, puede consultarse, en esta web, el apartado Servicios > de composición de intereses.
  • La persona con titulo de Notario, en su condición de funcionario público, debe velar por la regularidad, no sólo formal, sino material de los actos o negocios jurídicos que autorice o intervenga, por lo que está sujeta a un deber especial de colaboración con las autoridades judiciales y administrativas (art. 24.2 LN).
  • En concreto, la normativa vigente obliga al Notariado a dar, a los organismos públicos correspondientes y en la forma legalmente establecida, la información precisa a efectos estadísticos, catastrales, registrales y tributarios, así como de seguridad social, seguridad pública, lucha contra el fraude fiscal y prevención del blanqueo de capitales.
  • El lema notarial nihil prius fide significa: nada antes que la fe o la fe ante todo
  • Este lema alude al compromiso institucional del Notariado con la fe pública, la verdad y la legalidad.
  • El lema notarial está tomado del pentámetro de Propercio (Elegías 4.80) inque meis libris ni(hi)l prius esse fide (en mis libros no hay nada antes que la fe o que no sea la fe), con el que este poeta latino pone a los dioses por testigos de que dice la verdad.
  • La fe (fides) y verdad (veritas) a la que aluden los poetas elegíacos romanos (también Tíbulo o Cátulo) es la fidelidad al pacto de amor (foedus amoris) entre los amantes.
  • El Notariado ha referido estos precedentes a la fides jurídica (definida por Cicerón, en De Officis 1.8, como dictorum conventorumque constantia et veritas); es decir, a la fidelidad a la palabra dada y pactada en su presencia.
  • La fidelidad a la palabra dada es un valor de Derecho natural y de gentes, aplicable a todo tipo de convenciones.
    • Así lo recoge la emblemática frase que orla el grabado «La alegoría de la fe», del manierista italiano Agostino Caracci (1600): Sacra fides passim nulliviolanda, probatur haec varias firmo devincit foedere gentes (la fidelidad a la palabra dada es sagrada y en todas partes respetada, como lo prueba que vincula en sólida alianza a naciones dispares).
  • El lema notarial expresa que la fidelidad de los otorgantes a la palabra dada ante la persona con título de Notario queda reforzada por la fe pública de ésta, es decir, por la garantía de veracidad que supone la autorización por ella, en un instrumento público, de lo manifestado en su presencia.
  • El signo notarial es un autografismo, identificador y permanente, que cada persona con título de Notario ha de elegir y registrar antes de comenzar a ejercer su función y ha de colocar, junto a su firma y rúbrica y al sello de su Notaría, en el final de cada documento público que autorice, para así conferirle el rango notarial de instrumento público (cfr. art. 19 LN).
  • El signo, como señal gráfica distintiva de la función notarial de la que ha sido investido quien lo emplea, surgió en la post-antigüedad para diferenciar los documentos públicos en:
    • Signados, es decir, los extrajudiciales otorgados por particulares ante un Notario público que los autorizaba con su signum (pues eran meramente privados los documentos otorgados sólo por particulares, aunque intervinieran testigos cualificados); y
    • Sellados, es decir, los judiciales y gubernativos librados por los Secretarios de juzgados, tribunales o cancillerías (imperiales, papales, regias o inferiores, como señoriales, episcopales o concejiles) en los que se estampaba correspondiente el sello oficial o sigillum (pues eran meramente privados los documentos otorgados sólo por particulares, aunque éstos estampasen en ellos su sello personal).
  • Repárese en que el sello podía ser equívoco, pues podía indicar que el documento sellado:
    • Era público (si el sellador era un funcionario habilitado para sellar).
    • Era privado (si el sellador era un particular carente de fedación).
    • Por ello, la naturaleza del documento sellado requería una previa calificación del carácter del sello que incorporaba.
  • Sin embargo, el signo era unívoco pues confería siempre caracter notarial a los documentos signados y, por eso:
    • El signo fue adoptado como la seña notarial por excelencia.
    • Los Notarios no solían emplear profesionalmente su sello personal.
    • Sólo modernamente se aceptó añadir al signo un sello nacional uniforme del Notariado, sólo individualizado con el nombre y lugar de residencia del Notario autorizante.
  • En la Europa medieval, los primeros signos notariales se reducían a una cruz (señal del compromiso jurado del fedatario con la verdad) que dividía las palabras rituales de fedación: in signo + veritatis (en testimonio + de verdad).
  • Pronto se añadieron (ubicados en los ángulos del signo de la cruz), dos o más puntos (puestos por cada uno de los otorgantes a modo de firma), los cuales eran unidos entre sí con líneas (para expresar la sacralidad del compromiso contractual).
  • La composición gráfica del signo se completó al incluir las iniciales SSS o SCS (abreviaturas de las voces solemnes de adveración, scripsi, subcripsi, redacté, autoricé).
  • Al adornar el conjunto con caprichosas volutas y circunvoluciones o sustituirlo por otras señales personalizadas, resultaban complicados diseños que forman parte de la historia diplomática y artística del documento notarial europeo.
  • En la actualidad, los signos notariales son más sencillos, pero conservan su esencialidad jurídica.
  • Expresan la función notarial (valor sígnico);
  • Identifican la firma y rúbrica de la persona con título de Notario que autoriza el instrumento (valor identificativo);
  • Distinguen la firma notarial de las firmas y rúbricas de los otorgantes (valor distintivo);
  • Expresan la autorización notarial del documento, al que confieren el rango de instrumento público (valor instrumental ); y
  • Facilitan la comprobación de la veracidad del documento frente a falsificaciones (valor verificador ).