De Notaría digital (e-Notaría)

En la Notaría Granado, la atención es, y seguirá siendo, directa y personal; por lo que seguimos utilizando los medios tradicionales de comunicación humana que han fundamentado el prestigio histórico del Notariado latino y la seguridad de los negocios jurídicos.

  • Tales medios son: la inmediación y oralidad directa; la presencia física del cliente; el asesoramiento personal por la Notario; la prestación del consentimiento por palabras de presente; el otorgamiento en unidad de acto; las firmas de puño y letra; y la escrituración, protocolización y copiado de documentos en formato papel y electrónico.

Ahora bien, en nuestro funcionamiento, disponemos de las nuevas tecnologías de la información y comunicación (NTIC) que nos permiten prestar servicios en los distintos niveles de digitalización notarial que conforman la e-Notaría.

Notaría 0.0 (de ofimática avanzada)

En este nivel, en la Notaría Granado, hemos reforzado los medios que ofrecen las NTIC:

  • Dotándonos de instrumentos ofimáticos multifuncionales cada vez más perfeccionados para:
    • La comunicación (como terminales telefónicas inteligentes, inalámbricas y con acceso a internet).
    • La creación, tratamiento, reproducción, proyección, eliminación, traslado y archivo (en soporte papel y electrónico) de textos, audios, videos e imágenes (como servidores y ordenadores de última generación, pantallas interactivas de proyección, televisión y video-conferencia, impresoras multivalentes y destructoras de alta gama), incluyendo sus respectivos programas informáticos de gestión y seguridad.
  • Manteniendo una continua renovación de todo ello para evitar su obsolescencia tecnológica.

Notaría 1.0 (de telemática unidireccional)

En este nivel, empleamos medios telemáticos para actividades informativas, como:

  • Informar, mediante esta web (www.notariagranado.com), de nuestra presencia, función, competencia y servicios.
  • Obtener en internet, mediante nuestros instrumentos ofimáticos, la información jurídica precisa para prestar los servicios notariales.

Notaría 2.0 (de telemática pluridireccional)

En este nivel, utilizamos los medios de telecomunicación para relaciones socio-profesionales, como atender (mediante  nuestro correo electrónico, teléfonos, fax e internet), a colegas, clientes, entidades públicas, empresas y  profesionales que así lo deseen.

Notaría 3.0 (de informática interoperativa)

En este nivel, empleamos medios informáticos para prestar servicios, de forma ágil y cómoda, en conexión (y cada vez mayor interoperabilidad) con los grandes Sistemas informáticos de nuestra sociedad:

La conexión con el Sistema notarial permite:

  • Resolver el problema de la firma de una escritura cuando las partes están en distintos lugares.
  • Depositar, en formato encriptado, nuestro protocolo digital en el repositorio electrónico del Consejo General del Notariado (CGN).
  • Expedir copias electrónicas, a través de la sede electrónica notarial (SEN)
  • Pedir copias de escrituras que están protocolizadas en otra localidad.
  • Consultar las escrituras o pólizas que firmó el causante desde el año 2007.
  • Realizar, mediante la plataforma ANCERT, comunicaciones corporativas, como la notificación de apoderamientos; la remisión de copias electrónicas; o el envío de oficios, documentos de cierre del Índice, fichas-resumen de escrituras y otras fichas notariales.

La conexión con el Sistema registral posibilita:

  • Obtener información del Registro de la Propiedad previa a la firma de una escritura.
  • Presentar escrituras en los Registros de la propiedad y Mercantiles.
  • Obtener certificados de defunción del Registro civil.
  • Obtener certificados del Registro de seguros por causa de fallecimiento.
  • Obtener certificados del Registro de últimas voluntades.           
  • Remitir Actas de heredero ab intestato y  Partes testamentarios.
  • Consultar Registros administrativos.
  • Remitir documentos inherentes al procedimiento de jura de nacionalidad.
  • Efectuar consultas sobre la titularidad real de sociedades mercantiles.
  • Avanzar hacia la interoperabilidad de los Sistemas notarial y registral (art. 111 ter Ley 24/2001).

La conexión con el Sistema catastral habilita para:

  • Obtener certificados catastrales.
  • Realizar cambios de titularidad en el Catastro.
  • Solicitar  la certificación descriptiva y gráfica catastral a través de la sede electrónica del Catastro.

La legislación vigente (DA 2ª LN) prevé la interoperabilidad del Sistema notarial con los sistemas informáticos de la Administración de Justicia para el cumplimiento de las disposiciones previstas en las leyes procesales; si bien su implementación precisa de desarrollo reglamentario.

La conexión con el Sistema tributario autoriza (en las Haciendas estatal, forales, autonómicas y locales), gestiones como:

  • Consultar y pagar el IBI (Impuesto de bienes inmuebles).
  • Solicitar el NIF (Número de identificación fiscal).
  • Liquidar telemáticamente ciertos tributos, como: i) el ITPO (Impuesto de transmisiones patrimoniales onerosas); ii) el IAJD (Impuesto de actos jurídicos documentados); iii) el ISD (Impuesto de Sucesiones y Donaciones; o iv) el IIVTNU (Impuesto de Incremento del valor de los terrenos de naturaleza urbana, más conocido como de “plusvalía municipal”).
  • Facilitar a las Administraciones tributarias datos de trascendencia fiscal (ex art. 94.5 LGT) a través del INUI (Índice notarial único informatizado).

La conexión con el Sistema financiero agiliza operaciones como:

  • Firmar préstamos personales.
  • Remitir, a los organismos competentes, la información legalmente exigida para la prevención del blanqueo de capitales.
  • Diligenciar comunicaciones y requerimientos de autoridades.
  • Comunicar oficios.
  • Notificar apoderamientos.
  • Expedir certificados de firma electrónica.

La conexión con el Sistema societario facilita la constitución de las sociedades mercantiles, agilizando trámites como:

  • Consultar sobre la titularidad real de sociedades.
  • Constituir por video-conferencia sociedades mercantiles y realizar otros actos societarios, como actas de Juntas Generales y escrituras sobre apoderamientos (ex Ley 11/2023)
  • Constituir Sociedades Limitadas telemáticamente (ex el RDL 13/2010 de SL  express, modificado por la Ley 14/2013, de emprendedores) con apoyo, en su caso, de la Agenda notarial electrónica (RD 421/2015).
  • Solicitar certificados de novedad de la denominación social pretendida.
  • Obtener el CIF de las SL recién constituidas.
  • Asesorar, a través de CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas) y sus PAIT (Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitación) la constitución de una sociedad, a través de un DUE (Documento Único Electrónico) ex DA 27ª Ley 30/2005 y RD 682/2003).

Notaría 4.0 (de informática digital)

En este nivel, desde 09-11-2023, en aplicación de la Ley 11/2023 (que traspone la Dva UE 1251/2019, de herramientas digitales), se ha potenciado la  digitalización de las actuaciones notariales, por lo que la Notaría Granado presta también los siguientes servicios notariales digitalizados:

Concepto. Los interesados (incluso mediante la App Portal notarial del ciudadano) pueden comparecer electrónicamente en la Sede electrónica notarial (SEN) del CGN (y consultar en su email de ayuda), debiendo proporcionar los datos expresivos de su identidad, teléfono, correo electrónico y, en su caso, de su representación, de suerte que pueda apreciarse su capacidad jurídica y asegurarse la inmediación electrónica.

Procedencia. Mediante la comparecencia electrónica, el interesado podrá realizar las siguientes actuaciones:

  • Aportar los antecedentes precisos para la ulterior autorización de un documento público notarial.
  • Otorgar electrónicamente los actos o negocios jurídicos que se determine.
  • Solicitar, previa acreditación de su interés legítimo, que se le identifiquen los documentos públicos notariales en que aquél hubiera podido intervenir, a los efectos de solicitar al Notario que custodia el protocolo, su sustituto o sucesor, la expedición de copia autorizada electrónica.
  • Solicitar, previa apreciación de su interés, que se le expida copia simple o autorizada.

Procedimiento. La Notario comprobará documentación remitida para su identificación por el otorgante y archivará copia electrónica, sólo si lo exige la legislación de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.

Concepto. Una de las principales novedades de la Ley 11/2023 es que permite, en ciertas condiciones, obtener servicios notariales sin necesidad de presencia física del otorgante; por lo que  la Notaría Granado puede prestar, a cualquier persona residente en España, cualquiera que sea el lugar en el que la misma se encuentre, y de forma no presencial sino telemática (escritura digital y firma electrónica), el servicio de otorgamiento de documentos públicos notariales mediante videoconferencia.

Procedencia. El otorgamiento mediante videoconferencia sólo es posible en los siguientes casos (caracterizados por la voluntad unilateral del otorgante):

  • Las pólizas mercantiles; pues  no se necesitará la comparecencia de la entidad financiera si envía la póliza a la sede electrónica notarial.
  • Los actos societarios de todo tipo (como la constitución de sociedades; los nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase; las ampliaciones y reducciones de capital; las modificaciones de estatutos; los cambios de domicilio o las liquidaciones), siempre que, en caso de contener aportaciones de los socios al capital social, éstas sean dinerarias.
  • Los actos de dación y revocación de poderes, siempre que éstos sean de representación procesal; para la actuación ante las Administraciones públicas; los electorales; o para actos concretos, pues quedan excluidos expresamente los poderes generales y los preventivos.
  • Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
  • Las actas de Junta General y las de referencia en sentido estricto.
  • Los testimonios de legitimación de firmas.
  • Los testamentos en situación de epidemia declarada, mientras dure la obligación de confinamiento.
  • Las declaraciones de obra nueva, sin extinción de condominio ni adjudicación de propiedad; y la división de la propiedad horizontal.
  • La conciliación, salvo que el Notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.
  • Los requerimientos iniciales de las actas.
  • Las diligencias que fueren susceptibles de practicarse por videoconferencia.
  • Los actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.

Procedimiento. El otorgamiento mediante videoconferencia se sujeta a los siguientes trámites electrónicos:

  • Comparecencia-e. El otorgante accederá a la aplicación abierta en la sede electrónica notarial (SEN) utilizando los sistemas de identificación electrónica; si no tuviera firma electrónica, se le dotará gratuitamente de ella.
  • Otorgamiento-e. En el acto del otorgamiento mediante videoconferencia, la Notario, si juzga bastante la capacidad del interesado, exhibe al compareciente el documento a través de la plataforma notarial, de modo que pueda hacer uso de su derecho a leerlo, sin perjuicio de la lectura alternativa por parte de la Notario y del asesoramiento que debe prestar acerca de su contenido.
  • Firmas-e. Seguidamente, el otorgante suscribe el documento con su firma electrónica y, por último, la Notario autoriza el documento con su firma electrónica notarial.

Las subastas electrónicas fueron instauradas por la Ley 19/2015 y el art. 209 de la Ley Concursal (RDLeg 1/2020) permite e impulsa las subastas extrajudiciales electrónicas, que se pueden celebrar en la Notaría.

  • El Protocolo digital está vigente desde 09-11-2023, en aplicación de la Ley 11/2019, que ha modificado el art. 17 LN para trasponer la Dva UE 1251/2019, de herramientas digitales.
  • El protocolo electrónico (art. 17.2, 3 y 4 LN) es un repositorio informático de matrices (documentos originales firmados y encuadernados en formato papel) que la Notario autorizante (que sigue siendo su titular) encripta, deposita telemáticamente en el CGN (Consejo General del Notariado) y continúa custodiando.
  • Exclusividad. Sólo dicha Notario (como depositante y única titular del uso y la custodia, así como de las claves de encriptación) puede acceder al mismo, expedir copias (de las matrices que lo integran) o remitir traslados (para reconstruir matrices en papel extraviadas o sustraídas).
  • Prevalencia. El protocolo electrónico no sustituye al tradicional (y encuadernado) protocolo de matrices en formato papel, el cual se mantiene y prevalece sobre el electrónico en caso de discrepancia.
  • Actualización. Para mantener actualizado el Protocolo electrónico, se dispone que, a cada instrumento público obrante en el mismo, se incorporarán (el mismo día o el hábil inmediato posterior) las siguientes actuaciones que le afecten:
    • Las notas y diligencias (de coordinación o modificación) previstas en la legislación notarial.
    • Las comunicaciones que otros Notarios remitan a través de la sede electrónica notarial.
  • Temporalidad. Los ficheros relativos al protocolo electrónico serán remitidos, transcurridos veinticinco años desde la autorización, a los Archivos Generales de Protocolos de cada Colegio Notarial (art. 37 LN).
  • Pólizas. Las mismas reglas se aplican también al Libro-registro de las pólìzas mercantiles que sean intervenidas por la Notario.
  • Trascendencia. La implantación y actualización permanente del protocolo electrónico refuerza la seguridad jurídica preventiva del sistema notarial, pues permite que las copias autorizadas de sus matrices hagan fe de cargas y circunstancias que enerven la buena fe de terceros, aunque las mismas no figuren inscritas en el sistema registral (art. 34 LH
  • Hay un sólo otorgamiento, pero que genera dos matrices idénticas: la tradicional en papel, y la de formato digital.
  • El Protocolo tradicional se materializa en formato papel y se encuaderna en libros seriados por anualidades
  • Las matrices (y cuantas actuaciones posteriores las afecten) son también informatizadas en el Protocolo digital.
  • El primer paso es la digitalización de matrices y demás actuaciones en papel, con los programas informáticos del Notariado.
  • El segundo paso es la encriptación de todo ello, con claves que sólo la Notario autorizante conoce y conserva.
  • El tercer paso es la remisión telemática de lo encriptado al repositorio electrónico del Consejo General del Notariado (CGN) donde queda depositado bajo la custodia de la Notario autorizante.
  • La Notario autorizante (por posesión civilísima ratificada ex lege, y al conservar las claves de encriptación) sigue siendo la única titular de la custodia y uso del Protocolo electrónico (cuya propiedad es del Estado).
  • La posición del CGN es la de un servidor de esa posesión (sólo competente para realizar las gestiones informáticas a las que le habilita la ley).

Índices de Notaría .Cada Notario debe llevar Índices (informatizados y en soporte papel) de los documentos que ha protocolizado e intervenido, debiendo velar por su estricta veracidad; y enviarlos periódicamente a su Colegio Notarial, el cual los remite al Consejo General del Notariado (CGN).

Índice notarial único informatizado. El CGN agrega los Índices notariales que recibe y forma así el Índice notarial único informatizado (INUI) que, entre otras funciones, tiene la de suministrar, a las Administraciones tributarias, la información de trascendencia fiscal que precisen para el cumplimiento de sus funciones (art. 94.5 LGT).

Otra notable novedad de la Ley 11/2023 es que permite, en ciertas condiciones, expedir copias notariales electrónicas, tanto autorizadas con CSVN (código seguro de verificación notarial), como simples con STCN (sello de tiempo cualificado notarial).

En el apartado Documentos de esta misma web, se ofrece más información sobre estas copias.

Notaría 00 (de informática prospectiva)

Concepto. Este nivel se orienta hacia el futuro de la informatización para: i) facilitar la seguridad y la privacidad notariales en el mundo de internet y de las redes sociales; ii) analizar la prestación de nuevos servicios notariales en el ámbito informático; y iii) reflexionar sobre cuestiones de interés jurídico para buscar soluciones notariales a los problemas que plantea el nuevo entorno digital.

Medios. En este nivel, la Notaría Granado está en contacto con los compañeros, profesionales e interesados que, en publicaciones especializadas, webs, blogs y redes sociales (como las recogidas en el apartado Enlaces de esta web), exploran las oportunidades y problemas que, para el Notariado, pueden ofrecer las nuevas dimensiones informáticas.

Temática. Las cuestiones que, para el Notariado, pueden suscitarse en el novedoso ámbito de los entornos digitales son muy variadas y, como ejemplos extraídos de distintos blogs, pueden apuntarse, entre otras muchas, las siguientes:

  • La robótica y la inteligencia artificial (IA), como instrumentos jurídicos, por ejemplo, para la elaboración, tratamiento, parametrización, indexación, ordenación, archivo, recuperación, reproducción, remisión, traducción o análisis de disposiciones y documentos.
  • La realidad virtual (metaverso), en la problemática jurídica que plantea, por ejemplo, la titularidad real y la responsabilidad (de productores, programadores, comercializadores o aplicadores) o la identidad y el domicilio virtuales.
  • Los algoritmos de cifrado o encriptación y sus conjuntos codificados (hashes), como elementos de seguridad jurídica con interés notarial, en forma de claves, contraseñas, códigos seguros de verificación, sellos de tiempo y, en especial, mediante la firma electrónica.
  • Los mecanismos de toma, protección, análisis, gestión y aplicación de grandes cúmulos de datos (big data), en su relación con los derechos fundamentales de las personas, la legalidad y la seguridad jurídica.
  • La trascendencia jurídica de la técnica de cadenas de bloques (blockclain), por ejemplo, en: i) las unidades de valor que generan (tokens); ii) los programas de verificación que habilitan (como los de cumplimiento contractual en los smarts contracts o contratos inteligentes); o iii) los medios de pago que permiten (como el bitcoin y otras criptomonedas).
  • Las garantías de seguridad jurídica en la digitalización de disposiciones y documentos jurídicos.
  • La fuerza probatoria de evidencias, documentos y actos jurídicos digitales o expresados en redes sociales como WhatsApp.
  • Las nuevas situaciones jurídicas que plantea la globalización, como la micro-financiación colectiva (crowdfunding); el emprendimiento compartido (coworking); la creación de empresas de negocio escalable con nuevas tecnologías (startups); o la participación servicial de un tercero de confianza a quien las partes encomiendan velar por los intereses de aquéllas en el buen fin de una relación negocial (contratos de escrow).