De Notaría digital (e-Notaría)

La conexión con el Sistema notarial permite:

• Resolver el problema de la firma de una escritura cuando las partes están en distintos lugares.
• Depositar en formato encriptado nuestro protocolo electrónico en el repositorio del Consejo General del Notariado (CGN).
• Expedir copias electrónicas, a través de la sede electrónica notarial (SEN)
• Pedir copias de escrituras que están protocolizadas en otra localidad.
• Consultar las escrituras o pólizas que firmó el causante desde el año 2007.
• Realizar, mediante la plataforma ANCERT, comunicaciones corporativas, como la notificación de apoderamientos; la remisión de copias electrónicas; o el envío de oficios, documentos de cierre del Índice, fichas-resumen de escrituras y otras fichas notariales.

La conexión con el Sistema registral posibilita:

• Obtener información del Registro de la Propiedad previa a la firma de una escritura.
• Presentar escrituras en los Registros de la propiedad y Mercantiles.
• Obtener certificados de defunción del Registro civil.
• Obtener certificados del Registro de seguros por causa de fallecimiento.
• Obtener certificados del Registro de últimas voluntades.           
• Remitir Actas de heredero ab intestato y  Partes testamentarios.
• Consultar Registros administrativos.
• Remitir documentos inherentes al procedimiento de jura de nacionalidad.
• Efectuar consultas sobre la titularidad real de sociedades mercantiles.
• Avanzar hacia la interoperabilidad de los Sistemas notarial y registral (art. 111 ter Ley 24/2001).

La conexión con el Sistema catastral habilita para:

• Obtener certificados catastrales.
• Realizar cambios de titularidad en el Catastro.
• Solicitar  la certificación descriptiva y gráfica catastral a través de la sede electrónica del Catastro.

La legislación vigente (DA 2ª LN) prevé la interoperabilidad del Sistema notarial con los sistemas informáticos de la Administración de Justicia para el cumplimiento de las disposiciones previstas en las leyes procesales; si bien su implementación precisa de desarrollo reglamentario.

La conexión con el Sistema tributario autoriza (en las Haciendas estatal, forales, autonómicas y locales), gestiones como:

• Consultar y pagar el IBI (Impuesto de bienes inmuebles).
• Solicitar el NIF (Número de identificación fiscal).
• Liquidar telemáticamente ciertos tributos, como: i) el ITPO (Impuesto de transmisiones patrimoniales onerosas); ii) el IAJD (Impuesto de actos jurídicos documentados); iii) el ISD (Impuesto de Sucesiones y Donaciones; o iv) el IIVTNU (Impuesto de Incremento del valor de los terrenos de naturaleza urbana, más conocido como de “plusvalía municipal”).
• Facilitar a las Administraciones tributarias datos de trascendencia fiscal (ex art. 94.5 LGT) a través del INUI (Índice notarial único informatizado).

La conexión con el Sistema financiero agiliza operaciones como:

• Firmar préstamos personales.
• Remitir, a los organismos competentes, la información legalmente exigida para la prevención del blanqueo de capitales.
• Diligenciar comunicaciones y requerimientos de autoridades.
• Comunicar oficios.
• Notificar apoderamientos.
• Expedir certificados de firma electrónica.

La conexión con el Sistema societario facilita la constitución de las sociedades mercantiles, agilizando trámites como:

• Consultar sobre la titularidad real de sociedades.
• Constituir por video-conferencia sociedades mercantiles y realizar otros actos societarios, como actas de Juntas Generales y escrituras sobre apoderamientos (ex Ley 11/2023)
• Constituir Sociedades Limitadas telemáticamente (ex el RDL 13/2010 de SL  express, modificado por la Ley 14/2013, de emprendedores).
• Solicitar certificados de novedad de la denominación social pretendida.
• Obtener el CIF de las SL recién constituidas.
• Asesorar, a través de CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas) y sus PAIT (Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitación) la constitución de una sociedad, a través de un DUE (Documento Único Electrónico) ex DA 27ª Ley 30/2005 y RD 682/2003).

–Concepto. Los interesados pueden comparecer electrónicamente en la sede electrónica notarial (SEN) del CGN, debiendo proporcionar los datos expresivos de su identidad, teléfono, correo electrónico y, en su caso, de su representación, de suerte que pueda apreciarse su capacidad jurídica y asegurarse la inmediación electrónica.

–Procedencia. Mediante la comparecencia electrónica, el interesado podrá realizar las siguientes actuaciones:

• Aportar los antecedentes precisos para la ulterior autorización de un documento público notarial.
• Otorgar electrónicamente los actos o negocios jurídicos que se determine.
• Solicitar, previa acreditación de su interés legítimo, que se le identifiquen los documentos públicos notariales en que aquél hubiera podido intervenir, a los efectos de solicitar al Notario que custodia el protocolo, su sustituto o sucesor, la expedición de copia autorizada electrónica.
• Solicitar, previa apreciación de su interés, que se le expida copia simple o autorizada.

–Procedimiento. La Notario comprobará documentación remitida para su identificación por el otorgante y archivará copia electrónica, sólo si lo exige la legislación de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.

–Concepto. Una de las principales novedades de la Ley 11/2023 es que permite, en ciertas condiciones, obtener servicios notariales sin necesidad de presencia física del otorgante; por lo que  la Notaría Granado puede prestar, a cualquier persona residente en España, cualquiera que sea el lugar en el que la misma se encuentre, y de forma no presencial sino telemática (escritura digital y firma electrónica), el servicio de otorgamiento de documentos públicos notariales mediante videoconferencia.

–Procedencia. El otorgamiento mediante videoconferencia sólo es posible en los siguientes casos (caracterizados por la voluntad unilateral del otorgante):

• Las pólizas mercantiles; pues  no se necesitará la comparecencia de la entidad financiera si envía la póliza a la sede electrónica notarial.
• Los actos societarios de todo tipo (como la constitución de sociedades; los nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase; las ampliaciones y reducciones de capital; las modificaciones de estatutos; los cambios de domicilio o las liquidaciones), siempre que, en caso de contener aportaciones de los socios al capital social, éstas sean dinerarias.
• Los actos de dación y revocación de poderes, siempre que éstos sean de representación procesal; para la actuación ante las Administraciones públicas; los electorales; o para actos concretos, pues quedan excluidos expresamente los poderes generales y los preventivos.
• Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
• Las actas de Junta General y las de referencia en sentido estricto.
• Los testimonios de legitimación de firmas.
• Los testamentos en situación de epidemia declarada, mientras dure la obligación de confinamiento.
• Las declaraciones de obra nueva, sin extinción de condominio ni adjudicación de propiedad; y la división de la propiedad horizontal.
• La conciliación, salvo que el Notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.
• Los requerimientos iniciales de las actas.
• Las diligencias que fueren susceptibles de practicarse por videoconferencia.
• Los actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.

–Procedimiento. El otorgamiento mediante videoconferencia se sujeta a los siguientes trámites:

• El otorgante accederá a la aplicación abierta en la sede electrónica notarial (SEN) utilizando los sistemas de identificación electrónica; si no tuviera firma electrónica, se le dotará gratuitamente de ella.
• En el acto del otorgamiento mediante videoconferencia, la Notario, si juzga bastante la capacidad del interesado, exhibe al compareciente el documento a través de la plataforma notarial, de modo que pueda hacer uso de su derecho a leerlo, sin perjuicio de la lectura alternativa por parte de la Notario y del asesoramiento que debe prestar acerca de su contenido.
• Seguidamente, el otorgante suscribe el documento con su firma electrónica.
• Por último, la Notario autoriza el documento con su firma electrónica notarial.

Las subastas electrónicas fueron instauradas por la Ley 19/2015 y el art. 209 de la Ley Concursal (RDLeg 1/2020) permite e impulsa las subastas extrajudiciales electrónicas, que se pueden celebrar en la Notaría.

El protocolo electrónico (art. 17.2, 3 y 4 LN) es un repositorio informático de matrices (documentos originales firmados y encuadernados en formato papel) que la Notario autorizante (que sigue siendo su titular) encripta, deposita telemáticamente en el CGN (Consejo General del Notariado) y continúa custodiando, con las siguientes precisiones:

• Exclusividad. Sólo dicha Notario (como depositante y única titular de la custodia y de las claves de encriptación) puede acceder al mismo, expedir copias (de las matrices que lo integran) o remitir traslados (para reconstruir matrices en papel extraviadas o sustraídas).
• Prevalencia. El protocolo electrónico no sustituye al tradicional (y encuadernado) protocolo de matrices en formato papel, el cual se mantiene y prevalece sobre el electrónico en caso de discrepancia.
• Actualización. Para mantener actualizado el Protocolo electrónico, se dispone que, a cada instrumento público obrante en el mismo, se incorporarán (el mismo día o el hábil inmediato posterior) las siguientes actuaciones que le afecten: i) las notas y diligencias (de coordinación o modificación) previstas en la legislación notarial; y ii) las comunicaciones que otros Notarios remitan a través de la sede electrónica notarial.
• Temporalidad. Los ficheros relativos al protocolo electrónico serán remitidos, transcurridos veinticinco años desde la autorización, a los Archivos Generales de Protocolos de cada Colegio Notarial (art. 37 LN).
• Pólizas. Las mismas reglas se aplican también al Libro-registro de las pólìzas mercantiles que sean intervenidas por la Notario.

–Índices de Notaría .Cada Notario debe llevar Índices (informatizados y en soporte papel) de los documentos que ha protocolizado e intervenido, debiendo velar por su estricta veracidad; y enviarlos periódicamente a su Colegio Notarial, el cual los remite al Consejo General del Notariado (CGN).

–Índice notarial único informatizado. El CGN agrega los Índices notariales que recibe y forma así el Índice notarial único informatizado (INUI) que, entre otras funciones, tiene la de suministrar, a las Administraciones tributarias, la información de trascendencia fiscal que precisen para el cumplimiento de sus funciones (art. 94.5 LGT).

Otra notable novedad de la Ley 11/2023 es que permite, en ciertas condiciones, expedir copias notariales electrónicas, tanto autorizadas con CSVN (código seguro de verificación notarial), como simples con STCN (sello de tiempo cualificado notarial).

En el apartado Documentos de esta misma web, se ofrece más información sobre estas copias.