Documentos

La función notarial que presta la Notaria Granado de Vitoria-Gasteiz se plasma en los siguientes tipos de instrumentos (documentos) públicos notariales (art. 17 LN):

  • La escritura pública es la denominación que se da al instrumento notarial en el que la Notario hace constar declaraciones de voluntad, actos jurídicos que impliquen prestación de consentimiento, contratos y negocios jurídicos de todo tipo que se otorguen ante ella en unidad de acto o de contexto (art.17.1 y 144.2 LN).
  • Los principales negocios que suelen ser objeto de escrituras notariales son compraventas, préstamos, poderes, testamentos, repartos de herencias y constitución, fusión y disolución de sociedades.
  • Las escrituras notariales dan fe pública de lo acordado o manifestado por las partes.
  • Existen escrituras públicas que tienen por objeto elevar a públicos documentos privados (que contengan actos o contratos ex arts 147 y 215 RN) o ratificar, rectificar, modificar, complementar o dejar sin efecto otras escrituras públicas (arts 1219 Cc y 178.1 RN).
  • El art. 148 RN establece, como reglas imprencindibles para la redacción de las escrituras y demás documentos notariales: emplear un «estilo claro, puro, preciso, sin frases ni término alguno oscuros ni ambigüos«, y asegurar, de acuerdo con la ley, «la verdad en el concepto, la propiedad en el lenguaje y la severidad en la forma«.
  • La póliza mercantil es un documento e instrumento público notarial, empleado para formalizar actos y contratos de carácter mercantil, bancario y financiero que sean propios del tráfico habitual y ordinario de al menos uno de sus otorgantes (arts.17.1 LN y 144.3 RN).
  • Los principales negocios que son objeto de pólizas notariales son los avales, préstamos o líneas de crédito.
  • Las pólizas, por lo general, no requieren unidad de acto y pueden ser desdobladas (arts. 197 y 197 ter RN).
  • Las pólizas se otorgan con la intervención de la Notario, expresada en una diligencia anexa en papel sellado con su firma, rúbrica, signo y sello notarial (art. 197 RN).
  • Mediante la fórmula «con mi intervención«, la Notario advera: i) la identidad, capacidad y representación de los otorgantes; ii) la legitimidad de las firmas efectuadas en su presencia; ii) la conformidad del negocio con las declaraciones de voluntad de los interesados; iii) las circunstancias del otorgamiento y la intervención; y iv) las reservas y advertencias legales que la Notario hubiere efectuado (art. 17 bis LN y 197 quater RN).
  • Las pólizas originales son archivadas por la Notario, junto a su protocolo, en un Libro-registro especial (art. 17.1 LN).
  • De las pólizas intervenidas y registradas, pueden expedirse traslados meramente informativos (similares a copias simples) y, por supuesto, testimonios, con efectos probatorios y ejecutivos (art. 197 i.f. RN).

  • Las actas son documentos públicos notariales destinados a autenticar, testimoniar, comprobar y fijar hechos reales que la Notario percibe por sus sentidos y cuya veracidad interesa probar fehacientemente a quien las requiere (art. 17.1 LN).
  • No pueden ser objeto de actas, sino de escrituras públicas, los actos y contratos o sus juicios y calificaciones jurídicas (art. 17.2 LN).
  • A diferencia de las escrituras, las actas pueder ser extendidas sin unidad de acto ni de contexto (art. 198.3 RN).
  • El objeto de las actas es la verdad material, pero sólo reflejan la verdad formal consistente en la apreciación notarial, es decir, lo que la Notaria conoce, presencia o aprecia sensorialmente.

  • Las actas de reconocimiento sirven para acreditar ante la Notario la existencia, la identidad, la capacidad legal o la firma de las personas (arts 200.1 y 207.2 RN).
  • Las actas de manifestaciones o de referencia se emplean para dejar constancia fehaciente de las declaraciones, confesiones o reconocimientos que se hacen o refieren ante la Notario (art. 208 RN).
  • Las actas de exhibición se utilizan para dar fe de la existencia y circunstancias de algo (como objetos, fotografías, planos u otros documentos en cualquier formato) que da nombre al acta y se exhibe ante la Notario para su identificación o la de su contenido (arts. 200.3 y 207 RN).
  • Las actas de protesto tienen por objeto constatar ante la Notario el impago de una letra u otro título cambiario vencido (art. 192 RN).
  • La actas de depósito y de entrega se emplean para acreditar que algo (como dinero, llaves u otros objetos) que da nombre al acta y es entregado a la Notario para que lo acepte en depósito y luego lo entregue a otra persona o lo devuelva al depositante (art. 200.1 y 216 RN).
  • Las actas de protocolización se destinan a incorporar al Protocolo de la Notario determinados objetos que dan nombre al acta (como testamentos cerrados o extranotariales y otros documentos públicos o privados, planos, diseños o fotografías), los cuales son aportados por los interesados para conservarlos, constatar su existencia, fecha y contenido, sin alterar (salvo en los términos del art. 215 RN) su carácter público o privado (arts, 57 a 65 LN y 211 a 215 RN).
  • La actas de requerimiento se destinan a constatar que, mediante la Notario, se ha requerido, para que observe algún comportamiento (como el recordatorio para pagar una deuda, la interpelación para aceptar o repudiar una herencia o la intimación para recibir una cosa o documento), a una persona privada (art. 206 RN).
  • Las actas de notificación se dirigen a dejar constancia fehaciente de notificaciones hechas por la Notario a una persona (art. 202 RN).
  • Las actas de remisión o envío tienen por objeto dejar constancia fehaciente de envíos a una persona que la Notario efectúa por correo con acuse de recibo (art. 201 RN).
  • Las actas de liquidación de saldo sirven para despachar ejecución por el importe del saldo derivado de cuentas o negocios, aunque no hayan sido protocolizados (arts. 218 y 219 RN).
  • Las actas de presencia o asistencia se emplean para acreditar la personación rogada de la Notario en el lugar donde se realiza un hecho (como la celebración de una Junta o de un escrutinio) que da nombre al acta y de cuya realidad, contenido o circunstancias interesa dejar constancia fehaciente (art. 199 RN).
  • La actas de notoriedad, acreditación o declaración, tienen por objeto acreditar circunstancias, situaciones o hechos (sean positivos, negativos, lícitos o ilícitos) que se desea constatar (ya que pueden fundamentar pretensiones con trascendencia jurídica) y que son fijados como notorios mediante una declaración fehaciente, efectuada por la Notario al haberlos podido apreciar, probar y relacionar objetivamente (art. 209 RN).
  • Destacan como situaciones que pueden ser reflejadas en las actas de notoriedad las bases, realización y resultado de un sorteo; la cabida de una finca; el estado de abandono, deterioro o ruina de un inmueble o de algo que la Notario fotografía; la existencia o contenido de un texto, rótulo o anuncio en internet o en un lugar público; la existencia de una relación de hecho entre personas con afecto semejante al matrimonial; o la determinación de quiénes son los herederos de una persona fallecida abintestato, es decir, sin testamento.
  • Las actas de transparencia e información previa se emplean para acreditar el cumplimiento previo de las condiciones (subjetivas, objetivas o formales) exigidas por la normativa vigente para formalizar un contratación o situación jurídica duradera y compleja que requiere un consentimiento especialmente informado.
  • El prototipo es el acta previa exigida por la ley 5/2019 para salvaguardar la transparencia y asegurar la información jurídica previa que debe prestar la persona con título de Notario antes de formalizar préstamos hipotecarios u otros contratos de crédito inmobiliario (art. 14 LCCI).

  • El testimonio notarial es la replicación autenticada por la Notario de un documento o soporte gráfico original que se le exhibe (o que custodia protocolizado como complementario de una matriz) y que la Notario transcribe o reproduce, total o parcialmente (arts. 251.2 y 254 RN).
  • Mediante el testimonio, la Notario da fe pública de que lo testimoniado se corresponde fielmente con el original, pero no de la autenticidad o autoría de éste (art 251.2 RN).
  • Los testimonios notariales suelen emplearse para presentar, en concursos públicos y privados, documentos cuyo original se quiere conservar.
  • Tambien se emplean los testimonios para legitimar firmas (art. 256 RN); acreditar la vigencia de leyes (art. 255 RN) o la presencia de alguien ante la Notario (art. 251.3 RN), entre otras finalidades.
  • Los documentos públicos que se firman ante la Notario se denominan matrices porque son los originales que no se entregan a los firmantes.
  • Las matrices, con la máxima garantía, son guardadas y archivadas en el Protocolo notarial para que no se pierdan nunca.
  • El Protocolo lo forma la Notario al archivar las matrices (art. 5 LN), pero pertenece al Estado y la Notaria sólo tiene su custodia (art. 36 LN).
  • Por eso, la Notaria sólo expide copias de las escrituras matrices que tiene protocolizadas (art. 31 LN).
  • La Notaria también ayuda a localizar y solicitar copias de escrituras matrices custodiadas en otros Protocolos, pues el Notariado está altamente informatizado e interconectado.
  • Pero todo ello se hace sin quiebra de la confidencialidad y con garantía del secreto del Protocolo, por lo que siempre se controla la legitimación del peticionario.
  • Las copias notariales pueden ser autorizadas o simples, primeras o ulteriores, ejecutivas, completas o parciales; y expedirse en papel o en formato electrónico.
  • La copia autorizada en soporte papel es la que, firmada en todas las hojas por la Notario y adverada con el sello de seguridad europeo (art.221 RN), da fe y sólo puede entregarse a personas legitimadas, por lo que usualmente es considerada por éstas como el documento notarial por excelencia.
  • La copia simple en formato papel  es un tipo de documento más sencillo, porque informa de su contenido, pero no da fe (art. 224 RN). Cuando se refieren a pólizas, se denominan traslados (art. 197 i.f. RN).
  • Primera copia es el trasunto fiel de la matriz que tiene derecho a obtener cada uno de los otorgantes (art. 17 LN), siendo las demás segundas o ulteriores copias (arts. 18 LN y 238 RN).
  • Copia ejecutiva es la que se expide con tal carácter y dejando en su matriz una nota expresiva de su fecha de expedición y del interesado que la solicitó, teniendo en cuenta que sólo tiene aparejada ejecución la primera copia o la ulterior que haya sido expedida por mandamiento judicial y con citación de los perjudicados o con la conformidad de todas las partes (arts. 233 RN y 517.2.5 LEC).
  • La copia suele ser completa pero, por respeto a la protección de datos y a la privacidad, existen copias parciales, que sólo transcriben las partes del documento que son relevantes para una persona, omitiendo las que afectan a otras (art.237 RN).
  • La copia electrónica (autorizada o simple) sólo se expide con muchas garantias y en los casos permitidos por la ley (DT 11ª LN y arts 17 bis LN y 224 RN).

  • La legitimación es un instrumento público por el cual la Notario acredita la identidad, datos y fecha de una firma.
  • Con ciertas limitaciones sustantivas y tributarias, las legitimaciones operan como validaciones de las firmas originales de un documento.
  • La legitimación no da fe del contenido ni de la validez del documento.

  • La legalización es un requisito diplomático (exigido por el Derecho internacional privado) para que los documentos públicos otorgados en un Estado (de origen) surtan efecto como tales en otro (de destino).
  • La legalización se realiza mediante un acto administrativo (que se incorpora al propio documento), por el que un diplomático del Estado de destino certifica el carácter de autoridad y la autenticidad de la firma, signo, rúbrica y sello de quien lo ha autorizado en el Estado de origen.
  • Entre los  Estados miembros  de la UE,  el RUE 1191/2016 (aplicable desde 16-02-2019) ha suprimido la legalización.
  • Entre los Estados adheridos (ver lista) al 12 Convenio de La Haya, la legalización se limita a la comprobación (en el Estado de destino) de que ha sido incorporado al documento un timbre especial o apostilla, emitido por la autoridad competente del Estado de origen que, para nuestros documentos notariales, es Decano o Delegado del respectivo Colegio Notarial (art. 3 RD 1487/2011).
  • Para los demás Estados, la legalización sigue realizándose, por la vía diplomática, a través del Ministerio de Asuntos Exteriores.
  • La Notaria Granado de Vitoria-Gasteiz expide sus documentos improntados con el sello notarial europeo y, además, apostillados cuando procede; y, en todo caso, orienta sobre los trámites de legalización (arts 265-271 RN).
Acto de entrega del Protocolo «Para que que no escribáis en él más que la verdad»