Documentos - Notaría Granado

La función notarial que presta la Notaria Granado de Vitoria-Gasteiz se plasma en los siguientes tipos de instrumentos (documentos) públicos notariales (art. 17 LN):

La escritura pública es la denominación que se da al instrumento notarial en el que la Notario hace constar declaraciones de voluntad, actos jurídicos que impliquen prestación de consentimiento, contratos y negocios jurídicos de todo tipo que se otorguen ante ella en unidad de acto o de contexto (art.17.1 y 144.2 LN).
Las escrituras notariales dan fe pública de lo acordado o manifestado por las partes.

Los principales negocios que suelen ser objeto de escrituras notariales son compraventas, préstamos, poderes, testamentos, repartos de herencias y constitución, fusión y disolución de sociedades.
Existen escrituras públicas que tienen por objeto elevar a públicos documentos privados, siempre que contengan actos o contratos ex arts 147 y 215 RN)
También hay escrituras cuyo objeto es dejar sin efecto, ratificar, rectificar, subsanar, modificar o complementar otras escrituras públicas (arts. 1219 Cc y 178.1 RN), como sucede en las de prestación de consentimiento, adhesión de personas o adición de cosas a otras escrituras.

El contenido material de una escritura depende de su objeto y de la complejidad y cantidad de las estipulaciones, pactos o condiciones que incorpore.
La estructura formal de las escrituras revela las fases del procedimiento notarial (cfr, en esta web: Función>método> procedimiento>fases), así como los juicios interlocutorios que la Notaria realiza para conformarlas (cfr, en esta web: Función>naturaleza>judicación >juicios>interlocutorios).
Las escrituras (cfr. CGN, Cómo leer la escritura) suelen presentar las partes fundamentales que seguidamente se esquematizan (según el prototipo de una escritura de compraventa).

El encabezamiento es la parte inicial de la escritura en que la Notario expone su posición institucional y constata implícitamente haber realizado las siguientes actividades:
Un juicio de competencia; pues se identifica con su nombre, apellidos, lugar de residencia y Colegio notarial al que pertenece, y, en su caso, declara si actúa por otro Notario y para el protocolo de éste.
Un juicio de calificación del negocio documentado; pues indica el objeto de la escritura, su número de protocolo y el lugar y fecha del otorgamiento.

La comparecencia e intervención es la parte de la escritura en que la Notario expone la condición de las personas físicas comparecientes y constata implícitamente haber realizado (previas las oportunas comprobaciones) las siguientes actividades, respecto a cada una de ellas:
Un juicio de conocimiento; pues declara conocer a los comparecientes y los identifica, con sus nombres, apellidos y documentos oficiales de identidad, su profesión, domicilio o residencia habitual, su nacionalidad y vecindad, su estado civil y, en su caso, su régimen matrimonial.
Un juicio de capacidad y libertad , pues declara que los comparecientes tienen las facultades naturales precisas para realizar con validez y eficacia jurídica el negocio que pretenden escriturar y lo realizan libre y espontáneamente.
Un juicio de intervención, pues indica el concepto en que interviene cada compareciente, señalando si actúa:
- En su propio nombre y derecho (legitimación directa o propia)
- En representación (voluntaria, legal u orgánica) de otra persona física o jurídica (legitimación indirecta o ajena), en cuyo caso constata todos los datos de los representados y de sus respectivos apoderamientos
- En calidad de interprete, testigo o perito, por exigencia legal, utilidad de las partes o por estimarlo conveniente la Notario (participación instrumental).
Un juicio de legalidad sobre la minuta, pues expresa si se extiende la escritura con o sin minuta (texto previo) proporcionada por alguno de los comparecientes.

En la parte expositiva o descriptiva de la escritura, la Notario expone el estado de cosas previo al negocio escriturado y constata implícitamente haber realizado (previas las oportunas comprobaciones) las siguientes actividades, al respecto:
Un juicio de caracterización, pues efectúa una descripción física del bien que sea objeto del negocio, con los datos identificativos (linderos, superficie, características) y referencias que resulten (de los ante-títulos, del Catastro, del Registro, y de las manifestaciones de los comparecientes).
Un juicio de calificación jurídica del negocio pretendido por las partes.
Un juicio sobre el poder de disposición, pues determina el título jurídico en cuya virtud el compareciente puede disponer válida y eficazmente en Derecho respecto al bien u objeto de que se trate.
Un juicio de sujeción o liberación pues señala si existen o no cargas y gravámenes sobre el bien u objeto de la escritura y, en su caso, las describe.
Un juicio de valoración pues señala el valor económico en dinero que las partes confieren al objeto escriturado.
Un juicio de titulación pues menciona los documentos que (por exigencia legal, recomendación de la Notario o solicitud de los comparecientes) corresponda unir a la escritura, en especial los ante-títulos(documentos de los que las partes traen causa, justifican su poder de disposición o las cargas y gravámenes existentes).

En la parte dispositiva o de estipulación de la escritura, la Notario expone el negocio escriturado y constata implícitamente haber realizado las siguientes actividades sobre lo pretendido por las partes :
Un juicio de validez, pues recoge: i) los acuerdos, términos y condiciones pactadas que, en su caso, integran el título de enajenación y adquisición; y ii) las determinaciones que legalmente proceda efectuar para perfeccionar el negocio.
Un juicio de eficacia, pues recoge: i) los datos sobre la entrega efectiva de las cosas, precios y contraprestaciones que, en su caso, integran el modo de la enajenación y adquisición; y ii) los aspectos que (legalmente o a instancia de la Notario o de las partes) proceda reseñar para consumar el negocio y resolver las cuestiones que puedan derivarse del mismo o influir en él, como son los referentes al pago de gastos y tributos.

En la parte final o de otorgamiento, autorización y fedación, la Notario expone el ejercicio de su función notarial y constata implícitamente haber realizado las siguientes actividades:
Un juicio de exactitud de la escritura, pues recoge las comprobaciones realizadas a tal efecto (como es la lectura de su texto por partes o, a ruego de estas, por la Notario) y las eventuales diligencias finales para salvar inexactitudes (arts. 25 LN y 193 RN).
Un juicio de prevención, pues constata haber efectuado a las partes las advertencias, reservas o avisos legales que procedan en cada caso, incluidas las de la normativa sobre protección de datos (art. 194 RN).
Un juicio de autenticidad de las firmas tanto manuscritas como electrónicas, aunque éstas sean cualificadas (STS 25-05-2010).
Un juicio de otorgamiento; pues constata que las partes han emitido, aceptado, afirmado y confirmado su consentimiento a lo documentado y lo han ratificado con su firma de la escritura.
Un juicio de autorización; pues constata que la Notario asume la autenticidad y legalidad de la escritura y de su contenido y advera todo ello con su firma y signo y el sello de la Notaría.
Un juicio de foliación, pues constata el número de serie del folio de papel timbrado especial donde se inicia y del folio donde concluye la escritura.
Un juicio de fedación, pues constata que la Notario ratifica su autorización y todo el contenido del instrumento, confiriéndole así fe pública (fehaciencia oficial), con la solemne fórmula doy fe.
Un juicio de retribución, pues constata en un cajetín los derechos devengados y los números del arancel aplicados para su cobro.
En la escritura, pueden incluirse más tarde diligencias y notas relativas a actuaciones posteriores a la firma, como la presentación en registros, la liquidación de impuestos o la expedición de copias.

El art. 148 RN establece las reglas imprescindibles para la redacción de las escrituras y demás documentos notariales.
La principal regla de estilo formal es: emplear un «estilo claro, puro, preciso, sin frases ni término alguno oscuros ni ambiguos».
En cuanto al fondo, el precepto resalta la regla de asegurar, de acuerdo con la ley, «la verdad en el concepto, la propiedad en el lenguaje y la severidad en la forma».
Es importante resaltar que:
- En las escrituras, la persona Notario redacta, es decir, realiza una labor de modelación (specificatio) consistente en ajustar a Derecho la voluntad de las partes que previamente ha convertido en consentimiento informado.
- En las actas, la Notario narra, pues se limita a recoger los hechos que percibe sensorialmente.
- En las pólizas, la Notario constata el otorgamiento de lo que le presentan las partes.
Por ello, el estilo de los documentos varía:
- Los documentos privados (con o sin testigos) y los públicos de sistemas notariales (antiguos o actuales) en que la persona Notario no fedata su contenido, suelen estar redactados en estilo subjetivo, es decir, como si los hubieran escrito directamente los otorgantes a quienes se les imputan.
- Los documentos notarialmente fedatados suelen presentar un estilo objetivo, pues se imputan al fedatario autorizante que los redacta en primera persona.

Las actas son documentos públicos notariales destinados a autenticar, testimoniar, comprobar y fijar hechos reales que la Notario percibe por sus sentidos y cuya veracidad interesa probar fehacientemente a quien las requiere (art. 17.1 LN).
No pueden ser objeto de actas, sino de escrituras públicas, los actos y contratos o sus juicios y calificaciones jurídicas (art. 17.2 LN).
A diferencia de las escrituras, las actas pueden ser extendidas sin unidad de acto ni de contexto (art. 198.3 RN).
El objeto de las actas es la verdad material, pero sólo reflejan la verdad formal consistente en la apreciación notarial, es decir, lo que la Notaria conoce, presencia o aprecia sensorialmente.
Por todo ello, la Notaria, levantando actas, te puede ser útil.

Las actas de reconocimiento sirven para acreditar ante la Notario la existencia, la identidad, la capacidad legal o la firma de las personas (arts. 200.1 y 207.2 RN).
Las actas de manifestaciones o de referencia se emplean para dejar constancia fehaciente de las declaraciones, confesiones o reconocimientos que se hacen o refieren ante la Notario (art. 208 RN).
- Una modalidad anglosajona de estas actas es el affidávit (declaración escrita y voluntaria que es ratificada ante la Notario por quienes la hacen, mediante juramento o afirmación jurada de que es cierta).
Las actas de exhibición se utilizan para dar fe de la existencia y circunstancias de algo (como objetos, fotografías, planos u otros documentos en cualquier formato) que da nombre al acta y se exhibe ante la Notario para su identificación o la de su contenido (arts. 200.3 y 207 RN).

Las actas de protesto tienen por objeto constatar ante la Notario el impago de una letra u otro título cambiario vencido (art. 192 RN).
La actas de depósito y de entrega se emplean para acreditar que algo (como dinero, llaves u otros objetos) que da nombre al acta y es entregado a la Notario para que lo acepte en depósito y luego lo entregue a otra persona o lo devuelva al depositante (arts. 200.1 y 216 RN).
Las actas de protocolización se destinan a incorporar al Protocolo de la Notario determinados objetos que dan nombre al acta (como planos, diseños o fotografías, páginas web, capturas de pantalla, testamentos cerrados o extra-notariales y otros documentos públicos o privados), los cuales son aportados por los interesados para conservarlos y constatar su existencia, fecha y contenido, sin alterar (salvo en los términos del art. 215 RN) su carácter público o privado (arts. 57 a 65 LN y 211 a 215 RN).

Las actas de requerimiento se destinan a constatar que, mediante la Notario, se ha requerido determinado comportamiento (como el recordatorio para pagar una deuda, la interpelación para aceptar o repudiar una herencia o la intimación para recuperar o recibir una cosa o documento) a una persona privada (art. 206 RN).
Las actas de notificación se dirigen a dejar constancia fehaciente de notificaciones hechas a una persona (p.e, a un abogado, sociedad o colindante) por la Notario (art. 202 RN).
Las actas de remisión o envío tienen por objeto dejar constancia fehaciente de envíos a una persona, efectuados por la Notario mediante correo con aviso de recibo (art. 201 RN).

Las actas de liquidación de saldo sirven para despachar ejecución (ex arts. 572.2 y 573.1.2ª LEC) por el importe del saldo derivado de cuentas o negocios, aunque no hayan sido protocolizados (arts. 218 y 219 RN).
Las actas de presencia o asistencia se emplean para acreditar la personación rogada de la Notario en el lugar donde se realiza un hecho (como la celebración de una Junta o de un escrutinio) que da nombre al acta y de cuya realidad, contenido o circunstancias interesa dejar constancia fehaciente (art. 199 RN).
La actas de notoriedad, acreditación o declaración tienen por objeto acreditar circunstancias, situaciones o hechos (sean positivos, negativos, lícitos o ilícitos) que se desea constatar (ya que pueden fundamentar pretensiones con trascendencia jurídica) y que son fijados como notorios mediante una declaración fehaciente, efectuada por la Notario al haberlos podido apreciar, probar y relacionar objetivamente (art. 209 RN).
Destacan como situaciones que pueden ser reflejadas en las actas de notoriedad:
- Las bases, realización y resultado de un sorteo (como la tradicional Rifa de San Antón en Vitoria).
- La cabida de una finca.
- El estado de conservación, abandono, deterioro, vicios constructivos o ruina de un bien inmueble.
- Los defectos de fabricación o apariencia de un bien mueble (como las mercaderías, maquinas y vehículos).
- La existencia o estado de algo que la Notario fotografía.
- La apertura de una caja de seguridad.
- La existencia o contenido de un texto, mensaje, página web, correo electrónico, audio, video, rótulo o anuncio en internet, redes sociales (como X, antes Twitter, o WhatsApp) o en un lugar público.
- La existencia de una relación de hecho entre personas con afecto semejante al matrimonial.
- La determinación de quiénes son los herederos de una persona fallecida abintestato, es decir, sin testamento.

Las actas de transparencia e información previa se emplean para acreditar el cumplimiento previo de las condiciones (subjetivas, objetivas o formales) exigidas por la normativa vigente para formalizar un contratación o situación jurídica duradera y compleja que requiere un consentimiento especialmente informado.
El prototipo es el acta previa exigida por la Ley 5/2019 para salvaguardar la transparencia y asegurar la información jurídica previa que debe prestar la persona con título de Notario al deudor antes de formalizar préstamos hipotecarios u otros contratos de crédito inmobiliario (art. 14 LCCI).

La palabra póliza procede de la voz italiana polizza, a su vez derivada de la griega apódeixis, prueba.
La póliza es un documento privado que, por la intervención notarial, queda convertido en un instrumento público, dotado de eficacia ejecutiva, y destinado sólo a formalizar actos y contratos de carácter mercantil, bancario y financiero que sean propios del tráfico habitual y ordinario de al menos uno de sus otorgantes y no tengan por objeto inmuebles (arts.17.1 LN y 144.3 RN).

La póliza es un documento complejo, producto de la integración:
- Por un lado, del documento firmado por las partes (póliza en sentido estricto), que contiene un contrato mercantil; y
- Por otro, de la diligencia de intervención notarial, que se adiciona a la póliza, produciendo sobre ésta efectos propios del documento público.
Las pólizas sin intervención notarial son, pues, un documento privado que plasma contratos mercantiles (como suelen ser las pólizas de seguros).
- Las pólizas pueden contener condiciones generales, especiales y particulares.
- Las pólizas suelen ser redactados, de forma unilateral y estandarizada, por la entidad financiera.
- Las pólizas suelen, por ello, documentar contratos de adhesión.
Las pólizas con intervención notarial son un instrumento público habilitado legalmente como título ejecutivo (como suelen ser las de crédito).

Los principales negocios que son objeto de pólizas notariales son:

Los avales (a particulares, arrendatarios, empresas, organismos públicos) y contra-avales; las líneas de aval; o las liberaciones de aval.
Los descuentos, cesiones, aperturas y líneas de crédito; y créditos de cobertura de operaciones bancarias.
Los préstamos en sus distintas modalidades (personales; al consumo; a la compra de vehículos; a la inversión; a la construcción; a la financiación de sociedades o comunidades de propietarios, etc.).
Las carencias, ampliaciones, liberaciones y otras novaciones de los préstamos.
Las letras de cambio o pagarés.
La constitución de prendas, hipotecas navales y otras garantías mercantiles.
Los contratos de transporte y seguro en sus distintas modalidades,
Los contratos de arrendamiento financiero (como los de automóviles de turismo, industriales y de transporte; o de maquinaria ofimática, industrial o agrícola).
Los contratos de leasing, renting, forfaiting, factoring, confirming y franchising, entre otros.

Por la agilidad del tráfico mercantil y la profesionalidad de las entidades financieras, las pólizas notariales presentan especialidades:

De redacción: Las pólizas habitualmente no son redactadas por la Notario, sino por las entidades financieras.
De otorgamiento: Las pólizas no requieren ser otorgadas en unidad de acto.
De presencia: Las pólizas requieren ser otorgadas siempre en presencia de la Notario (art. 197 bis RN, que así deroga la anterior práctica en contrario).
De fedación. Las pólizas se caracterizan por la intervención de la Notario; o incluso la de otros Notarios, en cuyo caso se denominan desdobladas (arts. 197 y 197 ter RN).
De otros aspectos, como formato, registro, reproducción y minutación, que seguidamente se exponen.

La intervención era una competencia reservada a unos fedatarios públicos especializados en el tráfico mercantil que se denominaban Corredores de Comercio (arts. 106-11 CCom), los cuales fueron integrados en el Notariado (DA24ª Ley 55/1999 y art, 43 Ley 14/2000).
La intervención es actualmente una modalidad especial que adopta la función notarial para adverar documentos mercantiles (cfr. art. 17 bis LN).
Mediante la fórmula «con mi intervención«, la Notario advera las siguientes circunstancias:
- Respecto a los otorgantes, su identidad, capacidad, representación y aprobación.
- Respecto a las firmas, su legitimidad y realización en presencia notarial; por lo que éstas no pueden ser legitimadas mediante un testimonio notarial independiente (arts. 144 y 258 RN).
- Respecto al negocio, su conformidad:
  - con su calificación en la póliza.
  - con las declaraciones de voluntad de los interesados.
  - con la legalidad vigente sobre defensa de consumidores y usuarios.
  - con el Registro de Condiciones Generales (en el que se inscriben las declaradas judicialmente como nulas).
- Respecto a la póliza:
  - Las circunstancias del otorgamiento y la intervención;
  - La inclusión de los datos requeridos por el art. 197.4, letras a) á g) RN;
  - Las reservas y advertencias legales que la Notario hubiere efectuado (art. 197 quater RN).
La intervención notarial produce los siguientes efectos:
- Advera las circunstancias antes señaladas.
- Dota a la póliza de eficacia ejecutiva.

Las pólizas se extienden en formato físico y electrónico (art. 17 LN).
El formato físico de las pólizas es distinto al de otros instrumentos notariales, pues (al ser redactadas, de forma unilateral y estandarizada, por la entidad financiera):
- La póliza en sí no se extiende en papel timbrado notarial.
- La intervención de la Notario, sin embargo, consta en una diligencia anexa, que se extiende en papel sellado, con su firma, rúbrica, signo y sello notarial (art. 197 RN).

La Notario está habilitada (anualmente y en la forma prevista por el art. 283 RN) para incorporar las pólizas a su protocolo ordinario.
Pero habitualmente las pólizas son registradas y archivadas en un Libro-registro especial de operaciones (art. 17.1 LN); en concreto (art. 283 RN), se incluyen:
- En su Sección A (documentos originales), las pólizas que la Notario pueda conservar en su documentación original (que son la mayoría).
- En su Sección B ( documentos no originales), las pólizas que la Notario no pueda conservar en su documentación original (como ocurre, p.e, con las letras de cambio)-
Las pólizas son registradas y archivadas en formato papel (art. 197 RN) y (desde 09-11-2023) también en formato digital (art. 17.2 LN).

De las pólizas intervenidas y registradas, pueden expedirse, física y electrónicamente (art. 17 LN), traslados meramente informativos (similares a copias simples).
También pueden expedirse de las pólizas testimonios, con efectos probatorios y ejecutivos (art. 197 i.f. RN).

La minutación de las pólizas (por su peculiar naturaleza) se ajusta a un Arancel especial (Dto 15-12-1950).
Este Arancel admite descuentos porque es de máximos (art. 2.3 RDL 6/1999) y no de mínimos, como el Arancel general notarial.

El testimonio notarial es la replicación autenticada por la Notario de un documento o soporte gráfico original que se le exhibe (o que custodia protocolizado como complementario de una matriz) y que la Notario transcribe o reproduce, total o parcialmente (arts. 251.2 y 254 RN).
Mediante el testimonio, la Notario da fe pública de que lo testimoniado se corresponde fielmente con el original, pero no de la autenticidad o autoría de éste (art 251.2 RN).
Al conllevar fe pública, los testimonios son más que un certificado o que una simple compulsa o cotejo y se utilizan para obtener duplicados equivalentes a los documentos originales, sin desprenderse de éstos.
Los testimonios notariales suelen emplearse para presentar, en concursos públicos y privados, documentos cuyo original se quiere conservar.
También se emplean los testimonios para legitimar firmas (art. 256 RN); acreditar la vigencia de leyes (art. 255 RN) o la presencia de alguien ante la Notario (art. 251.3 RN), entre otras finalidades.

Los documentos públicos que se firman ante la Notario se denominan matrices porque son los originales que no se entregan a los firmantes.
Los documentos notariales pueden ser redactados y firmados en soporte papel o, en su caso, electrónico; pero (desde 09-11-2023, en aplicación de la Ley 11/2023, que traspone la Dva UE 1251/2019, de herramientas digitales) siempre son protocolizados en ambos formatos; si bien, en caso de duda, prevalece el texto en papel (art. 17 bis LN)
Las matrices, con la máxima garantía, son guardadas y archivadas en el Protocolo notarial para que no se pierdan nunca.
El Protocolo (tanto en soporte papel como electrónico) lo forma la Notario al archivar las matrices (art. 5 LN), pero pertenece en propiedad al Estado y la Notaria sólo tiene su posesión y custodia temporal (art. 36 LN).
Por eso, la Notaria sólo expide copias de las escrituras matrices que tiene protocolizadas (art. 31 LN).
La Notaria también ayuda a localizar y solicitar copias de escrituras matrices custodiadas en otros Protocolos, pues el Notariado está altamente informatizado e interconectado.
Pero todo ello se hace sin quiebra de la confidencialidad y con garantía del secreto del Protocolo, por lo que siempre se controla la legitimación del peticionario.
Las copias notariales pueden ser: autorizadas o simples, primeras o ulteriores, ejecutivas, completas o parciales; y expedirse en papel o en formato electrónico.

La copia autorizada en soporte papel es la firmada en todas las hojas por la Notario y adverada con el sello de seguridad europeo (art.221 RN).
La copia autorizada da fe y sólo puede entregarse a personas legitimadas, por lo que usualmente es considerada por éstas como el documento notarial por excelencia.

La copia simple en formato papel es un tipo de documento más sencillo, porque informa de su contenido, pero no da fe (art. 224 RN).
Las copias simples, cuando se refieren a pólizas, se denominan traslados (art. 197 i.f. RN).

Primera copia es el trasunto fiel de la matriz que tiene derecho a obtener cada uno de los otorgantes (art. 17 LN).
Las demás copias son denominadas segundas o ulteriores copias (arts. 18 LN y 238 RN).

Copia ejecutiva es la que se expide con tal carácter, es decir, para tener efectos ejecutivos ante los órganos jurisdiccionales (art. 517.2.5 LEC).
De este tipo de copia, se deja en su matriz una nota expresiva de su fecha de expedición y del interesado que la solicitó (art. 233 RN).
Sólo tiene aparejada ejecución la primera copia o la ulterior que haya sido expedida por mandamiento judicial y con citación de los perjudicados o con la conformidad de todas las partes (arts. 233 RN y 517.2.5 LEC).

La copia suele ser completa pero, por respeto a la protección de datos y a la privacidad, existen copias parciales.
La copias parciales sólo transcriben las partes del documento que son relevantes para una persona, omitiendo las que afectan a otras (art.237 RN).

Normalización. La copia electrónica (autorizada o simple) sólo se expedía en ciertos casos (DT 11ª LN y arts. 17 bis LN y 224 RN); pero actualmente las copias electrónicas se han normalizado pues, desde 09-11-2023, la Ley 11/2023 ha modificado el art. 17.3 LN para permitirlas.
Solicitud. La normativa vigente faculta, al legítimamente interesado, para solicitar copias electrónicas a la Notaría titular del protocolo, directamente o previa comparecencia electrónica en la SEN (sede electrónica notarial).
Expedición. La Notaría titular del protocolo es la competente para expedir las copias electrónicas a través de la SEN.
Traslación. La legislación en vigor permite, a la Notaría expedidora y a las eventualmente receptoras, trasladar las copias electrónicas a soporte papel.
Tipos. El actual régimen notarial establece dos tipos de copias electrónicas: i) las autorizadas con CSVN (código seguro de verificación notarial); y ii) las simples con STCN (sello de tiempo cualificado notarial).

Expedición. Las copias electrónicas autorizadas con CSVN (art. 17.3 LN) son expedidas por la Notaría titular del protocolo, a través de la SEN (sede electrónica notarial).
Codificación.La SEN introduce, en cada una de ellas (normalmente, por impresión a pie de página), un CSVN (código seguro de verificación notarial), que es una clave (alfanumérica y única).
Función. El CSVN identifica la copia, garantiza su exacta coincidencia con la matriz, y permite, a quien la conozca, acceder (a través de la SEN), al documento original (en soporte electrónico y permanentemente actualizado).
Denegación. La Notaría titular del protocolo puede denegar la expedición de la copia, mediante una decisión motivada que es recurrible ante la DGSJFP (Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública).

Expedición. Las copias electrónicas simples con STCN (art. 17.3 LN) son expedidas por la Notaría titular del protocolo, a través de la SEN.
Sellado. La SEN introduce en cada una de ellas (normalmente, por impresión a pie de página) un STCN (sello de tiempo cualificado notarial), regulado por el RUE 910/2014.
Función. El sello de tiempo (timestamping) es un conjunto de datos (en formato electrónico), que vinculan a otros datos (en formato electrónico), con un instante concreto, aportando la prueba de que estos últimos datos existían en ese preciso instante.
Cualificación. El sello notarial de tiempo es cualificado, porque cumple los requisitos de confianza (del art. 42 RUE 910/2014), que son vincular la fecha y hora:
- con los datos, de forma que se elimine razonablemente la posibilidad de modificarlos sin que se detecte; y
- con una fuente de información temporal vinculada, a su vez, al Tiempo Universal Coordinado (UTC, por sus siglas únicas oficiales).
Referencia. El UTC es una escala de tiempo que tiene las siguientes características:
- Es derivada del sistema GMT o tiempo medio del meridiano de Greenwich.
- Es asumida por la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT).
- Es mantenida por los laboratorios oficiales de tiempo de todo el mundo (en España, por el Observatorio de la Armada en Cádiz).
- Es medida con relojes atómicos.
- Es de alta precisión (con un error máximo por día de un nano-segundo, equivalente a una millonésima parte de un segundo, que se compensa dos veces al año).

La legitimación es un instrumento público por el cual la Notario acredita la identidad, datos y fecha de una firma.
Con ciertas limitaciones sustantivas y tributarias, las legitimaciones operan como validaciones de las firmas originales de un documento.
La legitimación no da fe del contenido ni de la validez del documento.
La legitimación de firmas puede hacerse ante la Notario de diversos modos:
- por presencia (cuando se realizan ante la Notario).
- por conocimiento (cuando la Notario conoce personalmente que una firma es de determinada persona).
- por reconocimiento (cuando se reconoce ante la Notario que una firma es la propia).
- por cotejo (cuando la Notario concluye que una firma coincide con la del DNI o con otra legitimada o que tiene protocolizada).

La legalización es un requisito diplomático (exigido por el Derecho internacional privado) para que los documentos públicos otorgados en un Estado (de origen) surtan efecto como tales en otro (de destino).
La legalización se realiza mediante un acto administrativo (que se incorpora al propio documento), por el que un diplomático del Estado de destino certifica el carácter de autoridad y la autenticidad de la firma, signo, rúbrica y sello de quien lo ha autorizado en el Estado de origen.
Entre los Estados miembros de la UE, el RUE 1191/2016 (aplicable desde 16-02-2019) ha suprimido la legalización.
Entre los Estados adheridos (ver lista) al XII Convenio de La Haya, la legalización se limita a la comprobación (en el Estado de destino) de que ha sido incorporado al documento un timbre especial o apostilla, emitido por la autoridad competente del Estado de origen, que, para nuestros documentos notariales, es Decano o Delegado del respectivo Colegio Notarial (art. 3 RD 1487/2011).
Para los demás Estados, la legalización sigue realizándose, por la vía diplomática, a través del Ministerio de Asuntos Exteriores.
Sin sustituir la apostilla ni la legalización, la Unión Internacional del Notariado (UIN) posibilita adverar documentos notariales con el Sello Notarial de Seguridad.
La Notaria Granado de Vitoria-Gasteiz expide sus documentos improntados con el sello notarial europeo de seguridad y, además, apostillados cuando procede; y, en todo caso, orienta sobre los trámites de legalización (arts. 265-271 RN).