Documentos - Notaría Granado

La función notarial que presta la Notaria Granado de Vitoria-Gasteiz se plasma en los siguientes tipos de instrumentos (documentos) públicos notariales (art. 17 LN):

La escritura pública es la denominación que se da al instrumento notarial en el que la Notario hace constar declaraciones de voluntad, actos jurídicos que impliquen prestación de consentimiento, contratos y negocios jurídicos de todo tipo que se otorguen ante ella en unidad de acto o de contexto (art.17.1 y 144.2 LN).
Los principales negocios que suelen ser objeto de escrituras notariales son compraventas, préstamos, poderes, testamentos, repartos de herencias y constitución, fusión y disolución de sociedades.
Las escrituras notariales dan fe pública de lo acordado o manifestado por las partes.
Existen escrituras públicas que tienen por objeto elevar a públicos documentos privados (que contengan actos o contratos ex arts 147 y 215 RN) o ratificar, rectificar, modificar, complementar o dejar sin efecto otras escrituras públicas (arts. 1219 Cc y 178.1 RN).
El art. 148 RN establece, como reglas imprescindibles para la redacción de las escrituras y demás documentos notariales: emplear un «estilo claro, puro, preciso, sin frases ni término alguno oscuros ni ambiguos«, y asegurar, de acuerdo con la ley, «la verdad en el concepto, la propiedad en el lenguaje y la severidad en la forma«.

La póliza mercantil es un documento e instrumento público notarial, empleado para formalizar actos y contratos de carácter mercantil, bancario y financiero que sean propios del tráfico habitual y ordinario de al menos uno de sus otorgantes (arts.17.1 LN y 144.3 RN).
Los principales negocios que son objeto de pólizas notariales son los avales, préstamos o líneas de crédito.
Las pólizas, por lo general, no requieren unidad de acto y pueden ser desdobladas (arts. 197 y 197 ter RN).
Las pólizas se otorgan con la intervención de la Notario, expresada en una diligencia anexa en papel sellado con su firma, rúbrica, signo y sello notarial (art. 197 RN).
Mediante la fórmula «con mi intervención«, la Notario advera: i) la identidad, capacidad y representación de los otorgantes; ii) la legitimidad de las firmas efectuadas en su presencia; ii) la conformidad del negocio con las declaraciones de voluntad de los interesados; iii) las circunstancias del otorgamiento y la intervención; iv) la inclusión en la póliza de los datos requeridos por el art. 197.4, letras a) á g) RN; y v) las reservas y advertencias legales que la Notario hubiere efectuado (art. 17 bis LN y 197 quater RN).
Las pólizas originales son archivadas por la Notario, junto a su protocolo, en un Libro-registro especial (art. 17.1 LN).
De las pólizas intervenidas y registradas, pueden expedirse traslados meramente informativos (similares a copias simples) y, por supuesto, testimonios, con efectos probatorios y ejecutivos (art. 197 i.f. RN).

Las actas son documentos públicos notariales destinados a autenticar, testimoniar, comprobar y fijar hechos reales que la Notario percibe por sus sentidos y cuya veracidad interesa probar fehacientemente a quien las requiere (art. 17.1 LN).
No pueden ser objeto de actas, sino de escrituras públicas, los actos y contratos o sus juicios y calificaciones jurídicas (art. 17.2 LN).
A diferencia de las escrituras, las actas pueder ser extendidas sin unidad de acto ni de contexto (art. 198.3 RN).
El objeto de las actas es la verdad material, pero sólo reflejan la verdad formal consistente en la apreciación notarial, es decir, lo que la Notaria conoce, presencia o aprecia sensorialmente.

Las actas de reconocimiento sirven para acreditar ante la Notario la existencia, la identidad, la capacidad legal o la firma de las personas (arts 200.1 y 207.2 RN).
Las actas de manifestaciones o de referencia se emplean para dejar constancia fehaciente de las declaraciones, confesiones o reconocimientos que se hacen o refieren ante la Notario (art. 208 RN).
Las actas de exhibición se utilizan para dar fe de la existencia y circunstancias de algo (como objetos, fotografías, planos u otros documentos en cualquier formato) que da nombre al acta y se exhibe ante la Notario para su identificación o la de su contenido (arts. 200.3 y 207 RN).

Las actas de protesto tienen por objeto constatar ante la Notario el impago de una letra u otro título cambiario vencido (art. 192 RN).
La actas de depósito y de entrega se emplean para acreditar que algo (como dinero, llaves u otros objetos) que da nombre al acta y es entregado a la Notario para que lo acepte en depósito y luego lo entregue a otra persona o lo devuelva al depositante (art. 200.1 y 216 RN).
Las actas de protocolización se destinan a incorporar al Protocolo de la Notario determinados objetos que dan nombre al acta (como testamentos cerrados o extranotariales y otros documentos públicos o privados, planos, diseños o fotografías), los cuales son aportados por los interesados para conservarlos, constatar su existencia, fecha y contenido, sin alterar (salvo en los términos del art. 215 RN) su carácter público o privado (arts, 57 a 65 LN y 211 a 215 RN).

Las actas de requerimiento se destinan a constatar que, mediante la Notario, se ha requerido, para que observe algún comportamiento (como el recordatorio para pagar una deuda, la interpelación para aceptar o repudiar una herencia o la intimación para recibir una cosa o documento), a una persona privada (art. 206 RN).
Las actas de notificación se dirigen a dejar constancia fehaciente de notificaciones hechas por la Notario a una persona (art. 202 RN).
Las actas de remisión o envío tienen por objeto dejar constancia fehaciente de envíos a una persona que la Notario efectúa por correo con acuse de recibo (art. 201 RN).

Las actas de liquidación de saldo sirven para despachar ejecución por el importe del saldo derivado de cuentas o negocios, aunque no hayan sido protocolizados (arts. 218 y 219 RN).
Las actas de presencia o asistencia se emplean para acreditar la personación rogada de la Notario en el lugar donde se realiza un hecho (como la celebración de una Junta o de un escrutinio) que da nombre al acta y de cuya realidad, contenido o circunstancias interesa dejar constancia fehaciente (art. 199 RN).
La actas de notoriedad, acreditación o declaración, tienen por objeto acreditar circunstancias, situaciones o hechos (sean positivos, negativos, lícitos o ilícitos) que se desea constatar (ya que pueden fundamentar pretensiones con trascendencia jurídica) y que son fijados como notorios mediante una declaración fehaciente, efectuada por la Notario al haberlos podido apreciar, probar y relacionar objetivamente (art. 209 RN).
Destacan como situaciones que pueden ser reflejadas en las actas de notoriedad las bases, realización y resultado de un sorteo; la cabida de una finca; el estado de abandono, deterioro o ruina de un inmueble o de algo que la Notario fotografía; la existencia o contenido de un texto, mensaje, página web, rótulo o anuncio en internet, redes sociales como whatsapp o en un lugar público; la existencia de una relación de hecho entre personas con afecto semejante al matrimonial; o la determinación de quiénes son los herederos de una persona fallecida abintestato, es decir, sin testamento.

Las actas de transparencia e información previa se emplean para acreditar el cumplimiento previo de las condiciones (subjetivas, objetivas o formales) exigidas por la normativa vigente para formalizar un contratación o situación jurídica duradera y compleja que requiere un consentimiento especialmente informado.
El prototipo es el acta previa exigida por la ley 5/2019 para salvaguardar la transparencia y asegurar la información jurídica previa que debe prestar la persona con título de Notario antes de formalizar préstamos hipotecarios u otros contratos de crédito inmobiliario (art. 14 LCCI).

El testimonio notarial es la replicación autenticada por la Notario de un documento o soporte gráfico original que se le exhibe (o que custodia protocolizado como complementario de una matriz) y que la Notario transcribe o reproduce, total o parcialmente (arts. 251.2 y 254 RN).
Mediante el testimonio, la Notario da fe pública de que lo testimoniado se corresponde fielmente con el original, pero no de la autenticidad o autoría de éste (art 251.2 RN).
Los testimonios notariales suelen emplearse para presentar, en concursos públicos y privados, documentos cuyo original se quiere conservar.
Tambien se emplean los testimonios para legitimar firmas (art. 256 RN); acreditar la vigencia de leyes (art. 255 RN) o la presencia de alguien ante la Notario (art. 251.3 RN), entre otras finalidades.

Los documentos públicos que se firman ante la Notario se denominan matrices porque son los originales que no se entregan a los firmantes.
Los documentos notariales pueden ser redactados y firmados en soporte papel o, en su caso, electrónico; pero (desde 09-11-2023, en aplicación de la Ley 11/2023, que traspone la Dva UE 1251/2019, de herramientas digitales) siempre son protocolizados en ambos formatos, si bien, en caso de duda, prevalece el texto en papel (art. 17 bis LN)
Las matrices, con la máxima garantía, son guardadas y archivadas en el Protocolo notarial para que no se pierdan nunca.
El Protocolo (tanto en soporte papel como electrónico) lo forma la Notario al archivar las matrices (art. 5 LN), pero pertenece al Estado y la Notaria sólo tiene su custodia (art. 36 LN).
Por eso, la Notaria sólo expide copias de las escrituras matrices que tiene protocolizadas (art. 31 LN).
La Notaria también ayuda a localizar y solicitar copias de escrituras matrices custodiadas en otros Protocolos, pues el Notariado está altamente informatizado e interconectado.
Pero todo ello se hace sin quiebra de la confidencialidad y con garantía del secreto del Protocolo, por lo que siempre se controla la legitimación del peticionario.

Las copias notariales pueden ser autorizadas o simples, primeras o ulteriores, ejecutivas, completas o parciales; y expedirse en papel o en formato electrónico.
La copia autorizada en soporte papel es la que, firmada en todas las hojas por la Notario y adverada con el sello de seguridad europeo (art.221 RN), da fe y sólo puede entregarse a personas legitimadas, por lo que usualmente es considerada por éstas como el documento notarial por excelencia.
La copia simple en formato papel es un tipo de documento más sencillo, porque informa de su contenido, pero no da fe (art. 224 RN). Cuando se refieren a pólizas, se denominan traslados (art. 197 i.f. RN).
Primera copia es el trasunto fiel de la matriz que tiene derecho a obtener cada uno de los otorgantes (art. 17 LN), siendo las demás segundas o ulteriores copias (arts. 18 LN y 238 RN).
Copia ejecutiva es la que se expide con tal carácter y dejando en su matriz una nota expresiva de su fecha de expedición y del interesado que la solicitó, teniendo en cuenta que sólo tiene aparejada ejecución la primera copia o la ulterior que haya sido expedida por mandamiento judicial y con citación de los perjudicados o con la conformidad de todas las partes (arts. 233 RN y 517.2.5 LEC).
La copia suele ser completa pero, por respeto a la protección de datos y a la privacidad, existen copias parciales, que sólo transcriben las partes del documento que son relevantes para una persona, omitiendo las que afectan a otras (art.237 RN).
La copia electrónica (autorizada o simple), que sólo se expedía en ciertos casos (DT 11ª LN y arts 17 bis LN y 224 RN), se ha normalizado desde 09-11-2023, pues la Ley 11/2023 ha modificado el art. 17.3 LN, que ahora: i) faculta, al legítimamente interesado, para solicitarlas a la Notaría titular del protocolo, directamente o previa comparecencia electrónica en la SEN (sede electrónica notarial) ; ii) habilita, a dicha Notaría, para expedirlas, a través de la SEN; iii) permite, a la Notaría expedidora y a las eventualmente receptoras, trasladarlas a soporte papel; y iv) establece los dos siguientes tipos de copias electrónicas.
Las copias electrónicas autorizadas con CSVN (art. 17.3 LN) son expedidas por la Notaría titular del protocolo, a través de la SEN, la cual introduce, en cada una de ellas (normalmente, por impresión a pie de página), un CSVN (código seguro de verificación notarial), consistente en una clave (alfanumérica y única) que identifica la copia, garantiza su exacta coincidencia con la matriz, y permite, a quien la conozca, acceder (a través de la SEN), al documento original (en soporte electrónico y permanentemente actualizado); salvo que la citada Notaría deniegue la expedición, mediante una decisión motivada que es recurrible ante la DGSJFP (Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública).
Las copias electrónicas simples con STCN (art. 17.3 LN) son expedidas por la Notaría titular del protocolo, a través de la SEN, la cual introduce en cada una de ellas (normalmente, por impresión a pie de página) un STCN (sello de tiempo cualificado notarial), el cual (ex RUE 910/2014): i) es sello de tiempo (timestamping), porque consiste en un conjunto de datos (en formato electrónico), que vinculan a otros datos (en formato electrónico), con un instante concreto, aportando la prueba de que estos últimos datos existían en ese preciso instante; ii) es cualificado, porque cumple los requisitos de confianza del art. 42 RUE 910/2014, que son vincular la fecha y hora: a) con los datos, de forma que se elimine razonablemente la posibilidad de modificarlos sin que se detecte; y b) con una fuente de información temporal vinculada, a su vez, al Tiempo Universal Coordinado (UTC, por sus siglas únicas oficiales) que es una escala de tiempo (derivada del sistema GMT o tiempo medio del meridiano de Greenwich) que, asumida por la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT), es mantenida por los laboratorios oficiales de tiempo de todo el mundo (en España, por el Observatorio de la Armada en Cádiz), mediante relojes atómicos de alta precisión (con un error máximo por día de un nano-segundo, equivalente a una millonésima parte de un segundo, que se compensa dos veces al año).

La legitimación es un instrumento público por el cual la Notario acredita la identidad, datos y fecha de una firma.
Con ciertas limitaciones sustantivas y tributarias, las legitimaciones operan como validaciones de las firmas originales de un documento.
La legitimación no da fe del contenido ni de la validez del documento.

La legalización es un requisito diplomático (exigido por el Derecho internacional privado) para que los documentos públicos otorgados en un Estado (de origen) surtan efecto como tales en otro (de destino).
La legalización se realiza mediante un acto administrativo (que se incorpora al propio documento), por el que un diplomático del Estado de destino certifica el carácter de autoridad y la autenticidad de la firma, signo, rúbrica y sello de quien lo ha autorizado en el Estado de origen.
Entre los Estados miembros de la UE, el RUE 1191/2016 (aplicable desde 16-02-2019) ha suprimido la legalización.
Entre los Estados adheridos (ver lista) al 12 Convenio de La Haya, la legalización se limita a la comprobación (en el Estado de destino) de que ha sido incorporado al documento un timbre especial o apostilla, emitido por la autoridad competente del Estado de origen que, para nuestros documentos notariales, es Decano o Delegado del respectivo Colegio Notarial (art. 3 RD 1487/2011).
Para los demás Estados, la legalización sigue realizándose, por la vía diplomática, a través del Ministerio de Asuntos Exteriores.
La Notaria Granado de Vitoria-Gasteiz expide sus documentos improntados con el sello notarial europeo y, además, apostillados cuando procede; y, en todo caso, orienta sobre los trámites de legalización (arts 265-271 RN).