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La función notarial que presta la Notaria Granado de Vitoria-Gasteiz se plasma en los siguientes tipos de instrumentos (documentos) públicos notariales (art. 17 LN):

  • La escritura pública es la denominación que se da al instrumento notarial en el que la Notario hace constar declaraciones de voluntad, actos jurídicos que impliquen prestación de consentimiento, contratos y negocios jurídicos de todo tipo que se otorguen ante ella en unidad de acto o de contexto (art.17.1 y 144.2 LN).
  • Las escrituras notariales dan fe pública de lo acordado o manifestado por las partes.
  • Los principales negocios que suelen ser objeto de escrituras notariales son compraventas, préstamos, poderes, testamentos, repartos de herencias y constitución, fusión y disolución de sociedades.
  • Existen escrituras públicas que tienen por objeto elevar a públicos documentos privados, siempre que contengan actos o contratos ex arts 147 y 215 RN)
  • También hay escrituras cuyo objeto es dejar sin efecto, ratificar, rectificar, subsanar, modificar o complementar otras escrituras públicas (arts. 1219 Cc y 178.1 RN), como sucede en las de prestación de consentimiento, adhesión de personas o adición de cosas a otras escrituras.
  • El contenido material de una escritura depende de su objeto y de la complejidad y cantidad de las estipulaciones, pactos o condiciones que incorpore.
  • La estructura formal de las escrituras revela las fases del procedimiento notarial (cfr, en esta web: Función> en qué consiste), así como los juicios interlocutorios que la Notaria realiza para conformarlas.
  • Las escrituras (cfr. CGN, Cómo leer la escritura) suelen presentar las partes fundamentales que seguidamente se esquematizan (según el prototipo de una escritura de compraventa).
  • El encabezamiento es la parte inicial de la escritura en que la Notario expone su posición institucional y constata implícitamente haber realizado las siguientes actividades:
  • Un juicio de competencia; pues se identifica con su nombre, apellidos, lugar de residencia y Colegio notarial al que pertenece, y, en su caso, declara si actúa por otro Notario y para el protocolo de éste.
  • Un juicio de calificación del negocio documentado; pues indica el objeto de la escritura, su número de protocolo y el lugar y fecha del otorgamiento.
  • La comparecencia e intervención es la parte de la escritura en que la Notario expone la condición de las personas físicas comparecientes y constata implícitamente haber realizado (previas las oportunas comprobaciones) las siguientes actividades, respecto a cada una de ellas:
  • Un juicio de conocimiento; pues declara conocer a los comparecientes y los identifica, con sus nombres, apellidos y documentos oficiales de identidad, su profesión, domicilio o residencia habitual, su nacionalidad y vecindad, su estado civil y, en su caso, su régimen matrimonial.
  • Un juicio de capacidad, pues declara que los comparecientes tienen las facultades naturales precisas para realizar con validez y eficacia jurídica el negocio que pretenden escriturar.
  • Un juicio de intervención, pues indica el concepto en que interviene cada compareciente, señalando si actúa: i) en su propio nombre y derecho (legitimación directa o propia); ii) en representación (voluntaria, legal u orgánica) de otra persona física o jurídica (legitimación indirecta o ajena), en cuyo caso constata todos los datos de los representados y de sus respectivos apoderamientos; o iii) en calidad de interprete, testigo o perito, por exigencia legal, utilidad de las partes o por estimarlo conveniente la Notario (participación instrumental).
  • Un juicio de legalidad sobre la minuta, pues expresa si se extiende la escritura con o sin minuta (texto previo) proporcionada por alguno de los comparecientes.
  • En la parte expositiva o descriptiva de la escritura, la Notario expone el estado de cosas previo al negocio escriturado y constata implícitamente haber realizado (previas las oportunas comprobaciones) las siguientes actividades, al respecto:
  • Un juicio de caracterización, pues efectúa una descripción física del bien que sea objeto del negocio, con los datos identificativos (linderos, superficie, características) y referencias que resulten (de los ante-títulos, del Catastro, del Registro, y de las manifestaciones de los comparecientes).
  • Un juicio sobre el poder de disposición, pues determina el título jurídico en cuya virtud el compareciente puede disponer válida y eficazmente en Derecho respecto al bien u objeto de que se trate.
  • Un juicio de sujeción o liberación pues señala si existen o no cargas y gravámenes sobre el bien u objeto de la escritura y, en su caso, las describe.
  • Un juicio de valoración pues señala el valor económico en dinero que las partes confieren al objeto escriturado.
  • Un juicio de titulación pues menciona los documentos que (por exigencia legal, recomendación de la Notario o solicitud de los comparecientes) corresponda unir a la escritura, en especial los ante-títulos (documentos de los que las partes traen causa, justifican su poder de disposición o las cargas y gravámenes existentes).
  • En la parte dispositiva o de estipulación de la escritura, la Notario expone el negocio escriturado y constata implícitamente haber realizado las siguientes actividades sobre lo pretendido por las partes :
  • Un juicio de validez, pues recoge: i) los acuerdos, términos y condiciones pactadas que, en su caso, integran el título de enajenación y adquisición; y ii) las determinaciones que legalmente proceda efectuar para perfeccionar el negocio.
  • Un juicio de eficacia, pues recoge: i) los datos sobre la entrega efectiva de las cosas, precios y contraprestaciones que, en su caso, integran el modo de la enajenación y adquisición; y ii) los aspectos que (legalmente o a instancia de la Notario o de las partes) proceda reseñar para consumar el negocio y resolver las cuestiones que puedan derivarse del mismo o influir en él, como son los referentes al pago de gastos y tributos.
  • En la parte final o de otorgamiento, autorización y fedación, la Notario expone el ejercicio de su función notarial y constata implícitamente haber realizado las siguientes actividades:
  • Un juicio de exactitud de la escritura, pues recoge las comprobaciones realizadas a tal efecto (como es la lectura de su texto por partes o, a ruego de estas, por la Notario) y las eventuales diligencias finales para salvar inexactitudes (arts. 25 LN y 193 RN).
  • Un juicio de prevención, pues constata haber efectuado a las partes las advertencias, reservas o avisos legales que procedan en cada caso, incluidas las de la normativa sobre protección de datos (art. 194 RN).
  • Un juicio de otorgamiento; pues constata que las partes han emitido, aceptado, afirmado y confirmado su consentimiento a lo documentado y lo han ratificado con su firma de la escritura.
  • Un juicio de autorización; pues constata que la Notario asume la autenticidad y legalidad de la escritura y de su contenido y advera todo ello con su firma y signo y el sello de la Notaría.
  • Un juicio de foliación, pues constata el número de serie del folio de papel timbrado especial donde se inicia y del folio donde concluye la escritura.
  • Un juicio de fedación, pues constata que la Notario ratifica su autorización y todo el contenido del instrumento, confiriéndole así fe pública (fehaciencia oficial), con la solemne fórmula doy fe.
  • Un juicio de retribución, pues constata en un cajetín los derechos devengados y los números del arancel aplicados para su cobro.
  • En la escritura, pueden incluirse más tarde diligencias y notas relativas a actuaciones posteriores a la firma, como la presentación en registros, la liquidación de impuestos o la expedición de copias.
  • El art. 148 RN establece las reglas imprescindibles para la redacción de las escrituras y demás documentos notariales.
  • La principal regla de estilo formal es: emplear un «estilo claro, puro, preciso, sin frases ni término alguno oscuros ni ambiguos».
  • En cuanto al fondo, el precepto resalta la regla de asegurar, de acuerdo con la ley, «la verdad en el concepto, la propiedad en el lenguaje y la severidad en la forma».
  • La palabra póliza procede de la voz italiana polizza, a su vez derivada de la griega apódeixis, prueba.
  • La póliza es un documento privado que, por la intervención notarial, queda convertido en un instrumento público, dotado de eficacia ejecutiva, y destinado sólo a formalizar actos y contratos de carácter mercantil, bancario y financiero que sean propios del tráfico habitual y ordinario de al menos uno de sus otorgantes y no tengan por objeto inmuebles (arts.17.1 LN y 144.3 RN).
  • La póliza es un documento complejo, producto de la integración:
    • Por un lado, del documento firmado por las partes (póliza en sentido estricto), que contiene un contrato mercantil; y
    • Por otro, de la diligencia de intervención notarial, que se adiciona a la póliza, produciendo sobre ésta efectos propios del documento público.
  • Las pólizas sin intervención notarial son, pues, un documento privado que plasma contratos mercantiles (como suelen ser las pólizas de seguros).
    • Las pólizas pueden contener condiciones generales, especiales y particulares.
    • Las pólizas suelen ser redactados, de forma unilateral y estandarizada, por la entidad financiera.
    • Las pólizas suelen, por ello, documentar contratos de adhesión.
  • Las pólizas con intervención notarial son un instrumento público habilitado legalmente como título ejecutivo (como suelen ser las de crédito). 

Los principales negocios que son objeto de pólizas notariales son:

  • Los avales (a particulares, arrendatarios, empresas, organismos públicos) y contra-avales; las líneas de aval; o las liberaciones de aval.
  • Los descuentos, cesiones, aperturas y líneas de crédito; y créditos de cobertura de operaciones bancarias.
  • Los préstamos en sus distintas modalidades (personales; al consumo; a la compra de vehículos; a la inversión; a la construcción; a la financiación de sociedades o comunidades de propietarios, etc.).
  • Las carencias, ampliaciones, liberaciones y otras novaciones de los préstamos.
  • Las letras de cambio o pagarés.
  • La constitución de prendas, hipotecas navales y otras garantías mercantiles.
  • Los contratos de transporte y seguro en sus distintas modalidades,
  • Los contratos de arrendamiento financiero (como los de automóviles de turismo, industriales y de transporte; o de maquinaria ofimática, industrial o agrícola).
  • Los contratos de leasing, renting, forfaiting, factoring, confirming y franchising, entre otros.

Por la agilidad del tráfico mercantil y la profesionalidad de las entidades financieras, las pólizas notariales presentan especialidades:

  • De redacción: Las pólizas habitualmente no son redactadas por la Notario, sino por las entidades financieras.
  • De otorgamiento: Las pólizas no requieren ser otorgadas en unidad de acto.
  • De presencia: Las pólizas requieren ser otorgadas siempre en presencia de la Notario (art. 197 bis RN, que así deroga la anterior práctica en contrario).
  • De fedación. Las pólizas se caracterizan por la intervención de la Notario; o incluso la de otros Notarios, en cuyo caso se denominan desdobladas (arts. 197 y 197 ter RN).
  • De otros aspectos, como formato, registro, reproducción y minutación, que seguidamente se exponen.
  • La intervención era una competencia reservada a unos fedatarios públicos especializados en el tráfico mercantil que se denominaban Corredores de Comercio (arts. 106-11 CCom), los cuales fueron integrados en el Notariado (DA24ª Ley 55/1999 y art, 43 Ley 14/2000).
  • La intervención es actualmente una modalidad especial que adopta la función notarial para adverar documentos mercantiles (cfr. art. 17 bis LN).
  • Mediante la fórmula «con mi intervención«, la Notario advera las siguientes circunstancias:
    • Respecto a los otorgantes, su identidad, capacidad, representación y aprobación.
    • Respecto a las firmas, su legitimidad y realización en presencia notarial; por lo que éstas no pueden ser legitimadas mediante un testimonio notarial independiente (arts. 144 y 258 RN).
    • Respecto al negocio, su conformidad:
      • con su calificación en la póliza.
      • con las declaraciones de voluntad de los interesados.
      • con la legalidad vigente sobre defensa de consumidores y usuarios.
      • con el Registro de Condiciones Generales (en el que se inscriben las declaradas judicialmente como nulas).
    • Respecto a la póliza:
      • Las circunstancias del otorgamiento y la intervención;
      • La inclusión de los datos requeridos por el art. 197.4, letras a) á g) RN;
      • Las reservas y advertencias legales que la Notario hubiere efectuado (art. 197 quater RN).
  • La intervención notarial produce los siguientes efectos:
    • Advera las circunstancias antes señaladas.
    • Dota a la póliza de eficacia ejecutiva.
  • Las pólizas se extienden en formato físico y electrónico (art. 17 LN).
  • El formato físico de las pólizas es distinto al de otros instrumentos notariales, pues (al ser redactadas, de forma unilateral y estandarizada, por la entidad financiera):
    • La póliza en sí no se extiende en papel timbrado notarial.
    • La intervención de la Notario, sin embargo, consta en una diligencia anexa, que se extiende en papel sellado, con su firma, rúbrica, signo y sello notarial (art. 197 RN).
  • La Notario está habilitada (anualmente y en la forma prevista por el art. 283 RN) para incorporar las pólizas a su protocolo ordinario.
  • Pero habitualmente las pólizas son registradas y archivadas en un Libro-registro especial de operaciones (art. 17.1 LN); en concreto (art. 283 RN), se incluyen:
    • En su Sección A (documentos originales), las pólizas que la Notario pueda conservar en su documentación original (que son la mayoría).
    • En su Sección B ( documentos no originales), las pólizas que la Notario no pueda conservar en su documentación original (como ocurre, p.e, con las letras de cambio)
  • Las pólizas son registradas y archivadas en formato papel (art. 197 RN) y (desde 09-11-2023) también en formato digital (art. 17.2 LN).
  • De las pólizas intervenidas y registradas, pueden expedirse, física y electrónicamente (art. 17 LN), traslados meramente informativos (similares a copias simples).
  • También pueden expedirse de las pólizas testimonios, con efectos probatorios y ejecutivos (art. 197 i.f. RN).
  • La minutación de las pólizas (por su peculiar naturaleza) se ajusta a un Arancel especial (Dto 15-12-1950).
  • Este Arancel admite descuentos porque es de máximos (art. 2.3 RDL 6/1999) y no de mínimos, como el Arancel general notarial.
  • Las actas son documentos públicos notariales destinados a autenticar, testimoniar, comprobar y fijar hechos reales que la Notario percibe por sus sentidos y cuya veracidad interesa probar fehacientemente a quien las requiere (art. 17.1 LN).
  • No pueden ser objeto de actas, sino de escrituras públicas, los actos y contratos o sus juicios y calificaciones jurídicas (art. 17.2 LN).
  • A diferencia de las escrituras, las actas pueden ser extendidas sin unidad de acto ni de contexto (art. 198.3 RN).
  • El objeto de las actas es la verdad material, pero sólo reflejan la verdad formal consistente en la apreciación notarial, es decir, lo que la Notaria conoce, presencia o aprecia sensorialmente.
  • Por todo ello, la Notaria, levantando actas, te puede ser útil.
  • Las actas de reconocimiento sirven para acreditar ante la Notario la existencia, la identidad, la capacidad legal o la firma de las personas (arts. 200.1 y 207.2 RN).
  • Las actas de manifestaciones o de referencia se emplean para dejar constancia fehaciente de las declaraciones, confesiones o reconocimientos que se hacen o refieren ante la Notario (art. 208 RN); una modalidad anglosajona es el  affidávit (declaración escrita y voluntaria que es ratificada ante la Notario por quienes la hacen, mediante juramento o afirmación jurada de que es cierta).
  • Las actas de exhibición se utilizan para dar fe de la existencia y circunstancias de algo (como objetos, fotografías, planos u otros documentos en cualquier formato) que da nombre al acta y se exhibe ante la Notario para su identificación o la de su contenido (arts. 200.3 y 207 RN).
  • Las actas de protesto tienen por objeto constatar ante la Notario el impago de una letra u otro título cambiario vencido (art. 192 RN).
  • La actas de depósito y de entrega se emplean para acreditar que algo (como dinero, llaves u otros objetos) que da nombre al acta y es entregado a la Notario para que lo acepte en depósito y luego lo entregue a otra persona o lo devuelva al depositante (arts. 200.1 y 216 RN).
  • Las actas de protocolización se destinan a incorporar al Protocolo de la Notario determinados objetos que dan nombre al acta (como planos, diseños o fotografías, páginas web, capturas de pantalla, testamentos cerrados o extra-notariales y otros documentos públicos o privados), los cuales son aportados por los interesados para conservarlos y constatar su existencia, fecha y contenido, sin alterar (salvo en los términos del art. 215 RN) su carácter público o privado (arts. 57 a 65 LN y 211 a 215 RN).
  • Las actas de requerimiento se destinan a constatar que, mediante la Notario, se ha requerido, para que observe algún comportamiento (como el recordatorio para pagar una deuda, la interpelación para aceptar o repudiar una herencia o la intimación para recuperar o recibir una cosa o documento), a una persona privada (art. 206 RN).
  • Las actas de notificación se dirigen a dejar constancia fehaciente de notificaciones hechas a una persona (p.e, a un abogado, sociedad o colindante) por la Notario (art. 202 RN).
  • Las actas de remisión o envío tienen por objeto dejar constancia fehaciente de envíos a una persona, efectuados por la Notario mediante correo con aviso de recibo (art. 201 RN).
  • Las actas de liquidación de saldo sirven para despachar ejecución (ex arts. 572.2 y 573.1.2ª LEC) por el importe del saldo derivado de cuentas o negocios, aunque no hayan sido protocolizados (arts. 218 y 219 RN).
  • Las actas de presencia o asistencia se emplean para acreditar la personación rogada de la Notario en el lugar donde se realiza un hecho (como la celebración de una Junta o de un escrutinio) que da nombre al acta y de cuya realidad, contenido o circunstancias interesa dejar constancia fehaciente (art. 199 RN).
  • La actas de notoriedad, acreditación o declaración, tienen por objeto acreditar circunstancias, situaciones o hechos (sean positivos, negativos, lícitos o ilícitos) que se desea constatar (ya que pueden fundamentar pretensiones con trascendencia jurídica) y que son fijados como notorios mediante una declaración fehaciente, efectuada por la Notario al haberlos podido apreciar, probar y relacionar objetivamente (art. 209 RN).
  • Destacan como situaciones que pueden ser reflejadas en las actas de notoriedad:
    • Las bases, realización y resultado de un sorteo.
    • La cabida de una finca.
    • El estado de conservación, abandono, deterioro, vicios constructivos o ruina de un bien inmueble.
    • Los defectos de fabricación o apariencia de un bien mueble (como las mercaderías, maquinas y vehículos).
    • La existencia o estado de algo que la Notario fotografía.
    • La apertura de una caja de seguridad.
    • La existencia o contenido de un texto, mensaje, página web, correo electrónico, audio, video, rótulo o anuncio en internet, redes sociales (como X, antes Twitter, o WhatsApp) o en un lugar público.
    • La existencia de una relación de hecho entre personas con afecto semejante al matrimonial.
    • La determinación de quiénes son los herederos de una persona fallecida abintestato, es decir, sin testamento.
  • Las actas de transparencia e información previa se emplean para acreditar el cumplimiento previo de las condiciones (subjetivas, objetivas o formales) exigidas por la normativa vigente para formalizar un contratación o situación jurídica duradera y compleja que requiere un consentimiento especialmente informado.
  • El prototipo es el acta previa exigida por la Ley 5/2019 para salvaguardar la transparencia y asegurar la información jurídica previa que debe prestar la persona con título de Notario antes de formalizar préstamos hipotecarios u otros contratos de crédito inmobiliario (art. 14 LCCI).
  • El testimonio notarial es la replicación autenticada por la Notario de un documento o soporte gráfico original que se le exhibe (o que custodia protocolizado como complementario de una matriz) y que la Notario transcribe o reproduce, total o parcialmente (arts. 251.2 y 254 RN).
  • Mediante el testimonio, la Notario da fe pública de que lo testimoniado se corresponde fielmente con el original, pero no de la autenticidad o autoría de éste (art 251.2 RN).
  • Al conllevar fe pública, los testimonios son más que un certificado o que una simple compulsa o cotejo y se utilizan para obtener duplicados equivalentes a los documentos originales, sin desprenderse de éstos.
  • Los testimonios notariales suelen emplearse para presentar, en concursos públicos y privados, documentos cuyo original se quiere conservar.
  • También se emplean los testimonios para legitimar firmas (art. 256 RN); acreditar la vigencia de leyes (art. 255 RN) o la presencia de alguien ante la Notario (art. 251.3 RN), entre otras finalidades.
  • Los documentos públicos que se firman ante la Notario se denominan matrices porque son los originales que no se entregan a los firmantes.
  • Los documentos notariales pueden ser redactados y firmados en soporte papel o, en su caso, electrónico; pero (desde 09-11-2023, en aplicación de la Ley 11/2023, que traspone la Dva UE 1251/2019, de herramientas digitales) siempre son protocolizados en ambos formatos; si bien, en caso de duda, prevalece el texto en papel (art. 17 bis LN)
  • Las matrices, con la máxima garantía, son guardadas y archivadas en el Protocolo notarial para que no se pierdan nunca.
  • El Protocolo (tanto en soporte papel como electrónico) lo forma la Notario al archivar las matrices (art. 5 LN), pero pertenece en propiedad al Estado y la Notaria sólo tiene su posesión y custodia temporal (art. 36 LN).
  • Por eso, la Notaria sólo expide copias de las escrituras matrices que tiene protocolizadas (art. 31 LN).
  • La Notaria también ayuda a localizar y solicitar copias de escrituras matrices custodiadas en otros Protocolos, pues el Notariado está altamente informatizado e interconectado.
  • Pero todo ello se hace sin quiebra de la confidencialidad y con garantía del secreto del Protocolo, por lo que siempre se controla la legitimación del peticionario.
  • Las copias notariales pueden ser: autorizadas o simples, primeras o ulteriores, ejecutivas, completas o parciales; y expedirse en papel o en formato electrónico.
  • La copia autorizada en soporte papel es la firmada en todas las hojas por la Notario y adverada con el sello de seguridad europeo (art.221 RN).
  • La copia autorizada da fe y sólo puede entregarse a personas legitimadas, por lo que usualmente es considerada por éstas como el documento notarial por excelencia.
  • La copia simple en formato papel  es un tipo de documento más sencillo, porque informa de su contenido, pero no da fe (art. 224 RN).
  • Las copias simples, cuando se refieren a pólizas, se denominan traslados (art. 197 i.f. RN).
  • Primera copia es el trasunto fiel de la matriz que tiene derecho a obtener cada uno de los otorgantes (art. 17 LN).
  • Las demás copias son denominadas segundas o ulteriores copias (arts. 18 LN y 238 RN).
  • Copia ejecutiva es la que se expide con tal carácter, es decir, para tener efectos ejecutivos ante los órganos jurisdiccionales (art. 517.2.5 LEC).
  • De este tipo de copia, se deja en su matriz una nota expresiva de su fecha de expedición y del interesado que la solicitó (art. 233 RN).
  • Sólo tiene aparejada ejecución la primera copia o la ulterior que haya sido expedida por mandamiento judicial y con citación de los perjudicados o con la conformidad de todas las partes (arts. 233 RN y 517.2.5 LEC).
  • La copia suele ser completa pero, por respeto a la protección de datos y a la privacidad, existen copias parciales.
  • La copias parciales sólo transcriben las partes del documento que son relevantes para una persona, omitiendo las que afectan a otras (art.237 RN).
  • Normalización. La copia electrónica (autorizada o simple) sólo se expedía en ciertos casos (DT 11ª LN y arts. 17 bis LN y 224 RN); pero actualmente las copias electrónicas se han normalizado pues, desde 09-11-2023, la Ley 11/2023 ha modificado el art. 17.3 LN para permitirlas.
  • Solicitud. La normativa vigente faculta, al legítimamente interesado, para solicitar copias electrónicas a la Notaría titular del protocolo, directamente o previa comparecencia electrónica en la SEN (sede electrónica notarial).
  • Expedición. La Notaría titular del protocolo es la competente para expedir las copias electrónicas a través de la SEN.
  • Traslación. La legislación en vigor permite, a la Notaría expedidora y a las eventualmente receptoras, trasladar las copias electrónicas a soporte papel.
  • Tipos. El actual régimen notarial establece dos tipos de copias electrónicas: i) las autorizadas con CSVN (código seguro de verificación notarial); y ii) las simples con STCN (sello de tiempo cualificado notarial).
  • Expedición. Las copias electrónicas autorizadas con CSVN (art. 17.3 LN) son expedidas por la Notaría titular del protocolo, a través de la SEN (sede electrónica notarial).
  • Codificación.La SEN introduce, en cada una de ellas (normalmente, por impresión a pie de página), un CSVN (código seguro de verificación notarial), que es una clave (alfanumérica y única).
  • Función. El CSVN identifica la copia, garantiza su exacta coincidencia con la matriz, y permite, a quien la conozca, acceder (a través de la SEN), al documento original (en soporte electrónico y permanentemente actualizado)
  • Denegación. La Notaría titular del protocolo puede denegar la expedición de la copia, mediante una decisión motivada que es recurrible ante la DGSJFP (Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública).
  • Expedición. Las copias electrónicas simples con STCN (art. 17.3 LN) son expedidas por la Notaría titular del protocolo, a través de la SEN.
  • Sellado. La SEN introduce en cada una de ellas (normalmente, por impresión a pie de página) un STCN (sello de tiempo cualificado notarial), regulado por el RUE 910/2014.
  • Función. El sello de tiempo (timestamping) es un conjunto de datos (en formato electrónico), que vinculan a otros datos (en formato electrónico), con un instante concreto, aportando la prueba de que estos últimos datos existían en ese preciso instante.
  • Cualificación. El sello notarial de tiempo es cualificado, porque cumple los requisitos de confianza (del art. 42 RUE 910/2014), que son vincular la fecha y hora:
    • con los datos, de forma que se elimine razonablemente la posibilidad de modificarlos sin que se  detecte; y
    • con una fuente de información temporal vinculada, a su vez, al Tiempo Universal Coordinado (UTC, por sus siglas únicas oficiales).
  • Referencia. El UTC es una escala de tiempo que tiene las siguientes características:
    • Es derivada del sistema GMT o tiempo medio del meridiano de Greenwich.
    • Es asumida por la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT).
    • Es mantenida por los laboratorios oficiales de tiempo de todo el mundo (en España, por el Observatorio de la Armada en Cádiz)
    • Es medida con relojes atómicos.
    • Es de alta precisión (con un error máximo por día de un nano-segundo, equivalente a una millonésima parte de un segundo, que se compensa dos veces al año).
  • La legitimación es un instrumento público por el cual la Notario acredita la identidad, datos y fecha de una firma.
  • Con ciertas limitaciones sustantivas y tributarias, las legitimaciones operan como validaciones de las firmas originales de un documento.
  • La legitimación no da fe del contenido ni de la validez del documento.
  • La legitimación de firmas puede hacerse ante la Notario de diversos modos:
    • por presencia (cuando se realizan ante la Notario).
    • por conocimiento (cuando la Notario conoce personalmente que una firma es de determinada persona).
    • por reconocimiento (cuando se reconoce ante la Notario que una firma es la propia).
    • por cotejo (cuando la Notario concluye que una firma coincide con la del DNI o con otra legitimada o que tiene protocolizada).
  • La legalización es un requisito diplomático (exigido por el Derecho internacional privado) para que los documentos públicos otorgados en un Estado (de origen) surtan efecto como tales en otro (de destino).
  • La legalización se realiza mediante un acto administrativo (que se incorpora al propio documento), por el que un diplomático del Estado de destino certifica el carácter de autoridad y la autenticidad de la firma, signo, rúbrica y sello de quien lo ha autorizado en el Estado de origen.
  • Entre los  Estados miembros  de la UE,  el RUE 1191/2016 (aplicable desde 16-02-2019) ha suprimido la legalización.
  • Entre los Estados adheridos (ver lista) al 12 Convenio de La Haya, la legalización se limita a la comprobación (en el Estado de destino) de que ha sido incorporado al documento un timbre especial o apostilla, emitido por la autoridad competente del Estado de origen, que, para nuestros documentos notariales, es Decano o Delegado del respectivo Colegio Notarial (art. 3 RD 1487/2011).
  • Para los demás Estados, la legalización sigue realizándose, por la vía diplomática, a través del Ministerio de Asuntos Exteriores.
  • Sin sustituir la apostilla ni la legalización, la Unión Internacional del Notariado (UIN) posibilita adverar documentos notariales con el Sello Notarial de Seguridad.
  • La Notaria Granado de Vitoria-Gasteiz expide sus documentos improntados con el sello notarial europeo de seguridad y, además, apostillados cuando procede; y, en todo caso, orienta sobre los trámites de legalización (arts. 265-271 RN).
Acto de entrega del Protocolo «Para que que no escribáis en él más que la verdad»